Cómo Hospital Veterinari Desvern creó un hospital conectado con Provet

"Estamos creando poco a poco un sistema con Provet en el centro, y vamos conectando distintas herramientas que aportan algo útil." – Carolina Sadurní, Directora del Hospital, Hospital Veterinari Desvern

Hospital Veterinari Desvern es un hospital de referencia 24/7 en Cataluña, España, especializado en ortopedia y oncología para gatos y perros. En el hospital trabajan unas 20 personas, la mitad de ellas veterinarias, y el equipo atiende a unos 400 pacientes al mes. En marzo de 2023, el hospital sustituyó el software de gestión que había utilizado durante más de 25 años por Provet, el software veterinario todo en uno.

La impulsora de este cambio de sistema fue Carolina Sadurní, que se incorporó como veterinaria en 2020 y pasó a la dirección en junio de 2022. La ambición de Carolina era gestionar el hospital como un único sistema conectado. Para ello, primero necesitaba una base sólida de software sobre la que construir.

El sistema de 1996 se había convertido en un archivador

El hospital había utilizado el mismo software desde su apertura. Cuando Carolina asumió la dirección, ya estaba obsoleto. Funcionaba como una única hoja: las consultas no estaban separadas entre sí, no había herramientas clínicas reales, y servía sobre todo como un lugar donde almacenar registros. "Era un archivador", explica. Guardaba información, pero no le decía qué estaba pasando realmente en el negocio.

Ese era el problema de fondo. Carolina quería gestionar el hospital basándose en datos, y estaba muy centrada en la inteligencia de negocio: las cifras, los informes y la visión que un hospital con este volumen de trabajo necesita para tomar decisiones. El sistema antiguo no le ofrecía nada de eso. Conseguir cualquier dato útil implicaba recurrir a soluciones manuales.

Las carencias iban mucho más allá de los informes. La hospitalización, el corazón de un hospital de referencia, no tenía un lugar real en el sistema antiguo, así que se gestionaba en una herramienta aparte que no se conectaba con nada más. Los pagos eran otro problema en sí mismos. Las transacciones del software no coincidían con las del banco, y alguien tenía que conciliarlas manualmente. "Teníamos muchas discrepancias y había que revisarlo a mano, lo cual era una pesadilla", cuenta.

Incluso redactar un caso resultaba muy tedioso. Elaborar un solo informe para el cliente implicaba extraer radiografías y resultados de laboratorio de otros sistemas, enviarse archivos por correo electrónico a una misma, volver a descargarlos y, de paso, quedarse sin espacio en el ordenador. "Era un caos", afirma.

Por qué Hospital Veterinari Desvern eligió Provet

Carolina analizó a fondo las opciones de software disponibles en España y siempre volvía a Provet. Quería tres cosas: informes e inteligencia de negocio reales, gestión de hospitalización integrada y libertad para conectar las demás herramientas de las que dependía el hospital. Provet ofrecía las tres. Además, fue la única opción que encontró en España con ese nivel de apertura a través de una API. Cambiar de software no era algo que quisiera hacer dos veces, y confiaba en que el producto seguiría recibiendo inversión y mejorando de forma continua. "Provet es súper fácil de usar. Es simplemente intuitivo. Aunque no sepas usar el software, sabes dónde encontrar las cosas, porque es lógico", explica.

Los detalles del día a día también importaban. Los planes de salud, los descuentos y las opciones de pago podían configurarse tal y como ya funcionaba el hospital, y el inventario por fin quedó bajo control.

En cuanto a la migración, todos los registros se trasladaron sin problemas desde el sistema antiguo. "Migramos todos los datos y no se perdió nada", afirma Carolina. El hospital mantuvo el software antiguo funcionando como copia de seguridad por si se escapaba algo, pero nunca tuvo que recurrir a él. El especialista de implementación de Provet pasó una semana in situ y después impartió sesiones de formación para recepción, auxiliares y veterinarios. "Es el primer cambio de software en mi vida que ha sido realmente, realmente fluido", comenta. Configurar conceptos, grupos y precios llevó algo de tiempo, pero sirvió además como una oportunidad para reorganizar el funcionamiento de todo el hospital.

Qué cambió en el día a día

El cambio más claro es el tiempo. Redactar una consulta solía llevar unos 15 minutos, más otros ocho minutos para el informe: 23 minutos en total por paciente. Con AI Scribe de Provet redactando las notas mientras transcurre la consulta, ahora se tarda unos cinco minutos. Una reducción de aproximadamente un 78 %. La documentación se hace con el paciente delante, no a última hora de la tarde. El equipo sigue revisando cada nota, pero pasa mucho menos tiempo frente al teclado.

Los resúmenes del historial del paciente permiten a los veterinarios hacerse una idea rápida de un caso antes de que llegue, algo útil cuando el veterinario que atiende no conoce al paciente. La forma en que el hospital gestiona los pagos también ha mejorado. Con Provet Pay, la conciliación es automática y las discrepancias diarias han desaparecido, salvo en el efectivo. La herramienta que el equipo necesitaba antes para cotejar las transacciones con el banco ya no hace falta. El pago mediante enlace se ha convertido en parte del día a día del equipo. Decirle a un cliente "te voy a enviar el enlace para que puedas pagar" es algo habitual cuando un animal necesita quedarse más tiempo o hacerse otra prueba.

La plataforma abierta y las integraciones son donde Carolina ha llegado más lejos. "Estamos creando poco a poco un sistema con Provet en el centro, y vamos conectando las distintas herramientas que aportan algo útil", explica. El software de banca inteligente y de contabilidad se conecta a través de la API abierta, de modo que las herramientas de las que depende el equipo se comunican entre sí en lugar de quedar aisladas en silos independientes. El resultado de todo esto son días más tranquilos y estables. "Trabajamos mejor, trabajamos más relajados, y se nota en el ambiente."

Hacer más sin ampliar el espacio ni la plantilla

Carolina no ha terminado. Un estudio de las llamadas entrantes del hospital mostró que la mayoría eran rutinarias: reservar cita, cambiar una cita o pedir un informe. Por eso, el equipo está trasladando a más clientes a la reserva de citas online, donde pueden modificar o cancelar sus citas por sí mismos. Además, Carolina está explorando una nueva integración de correo electrónico y mensajería, y está probando un agente de llamadas con IA, para aliviar la carga de trabajo en recepción.

La telemedicina también está sobre la mesa. El hospital ya ofrece consultas online para los clientes que las prefieren, cobrando el pago a través de un enlace de Provet Pay antes de que empiece la sesión. La medicina humana ya funciona así, y Carolina espera que el cuidado de las mascotas siga el mismo camino en cuanto los clientes vean el valor que aporta.

Ninguna de estas ambiciones requiere un edificio más grande ni una plantilla más numerosa. Carolina sabe que el hospital puede hacer más trabajando de forma más inteligente. A medida que gana más clientes, contar con una plataforma abierta que sigue evolucionando es lo que le permite al hospital seguir creciendo. Para Carolina, todo se reduce a algo sencillo. "Tener un software que te respalda te ayuda a trabajar mejor, y el hecho de trabajar mejor también se traduce en un cliente más satisfecho", afirma. "Y eso ya lo hemos comprobado."

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Preguntas frecuentes

¿Por qué cambió Hospital Veterinari Desvern a Provet?

‍Su software original de 1996 no podía ofrecer los informes, la gestión de hospitalización ni las integraciones que el hospital necesitaba, así que pasó a Provet en marzo de 2023.

¿Cuánto ha reducido Provet el tiempo de documentación?

‍Redactar una consulta y su informe ha pasado de unos 23 minutos a cinco minutos gracias a AI Scribe.

¿Se conecta Provet con otro software que ya utiliza la clínica?

‍Sí. Hospital Veterinari Desvern conecta sus herramientas de banca y contabilidad con Provet a través de la API abierta.

¿Cuánto tardó el cambio desde el sistema antiguo?

‍El hospital se puso en marcha tras una implementación in situ de una semana, con todos los registros migrados y sin pérdida de ningún dato.