Qué hay de nuevo

Los correos con enlace de pago para una sola factura ahora incluyen la factura en PDF, para que los clientes puedan ver qué están pagando antes de pagar. El nuevo Informe de artículos sustituye a tres informes separados, para que puedas ver las ventas y los descuentos de artículos en un solo lugar. También hemos corregido un problema que hacía que algunas suscripciones a planes de salud se cobraran dos veces al mes. Todos los cambios se irán implantando durante las próximas semanas.

Nueva función: las facturas ahora se incluyen en los correos con enlace de pago

Cuando envías un enlace de Provet Pay a un cliente, el correo ahora incluye la factura adjunta en PDF. Así, tu cliente puede ver exactamente qué está pagando en el momento del pago.

¿Qué ha cambiado?

Antes, el correo con el enlace de pago solo incluía el importe total y un enlace, y las clínicas tenían que enviar la factura en un correo aparte.

Ahora, la factura se adjunta en PDF en el mismo correo que el enlace de pago. El cliente puede ver el desglose de los cargos antes de pagar, lo que significa menos llamadas a recepción para preguntar por los pagos y ningún segundo correo para enviar la factura.

¿A qué correos se aplica?

Esta actualización afecta a los correos con enlace de pago de una única factura finalizada, enviados desde Provet o desde una integración.

Este cambio no se aplica a los enlaces de pago masivos, los enlaces de prepago ni los enlaces de pago por SMS. Tampoco se aplica a las facturas de Invoice Express (Portugal).

¿Cómo funciona?

• Cuando envías el correo desde el cuadro de diálogo del enlace de pago o a través de la REST API, la factura se adjunta automáticamente. La solicitud y la respuesta de la API no han cambiado.
• La factura se marca como «enviada por correo electrónico» en su registro de eventos, para que el personal pueda ver que se ha enviado.
• Ya no se envía el correo automático con la factura después del pago. Los clientes solo reciben una factura.
• Si no se puede generar el PDF, el correo se envía igualmente con el enlace de pago. La factura no se marca como enviada, y el correo habitual con la factura se enviará después de que se haya realizado el pago.

¿Qué tengo que hacer?

No tienes que configurar ni activar nada para esta función. La iremos implantando durante las próximas semanas y se activará automáticamente en cada clínica a medida que esté disponible.

📚 Consulta el artículo de ayuda completo: Pagos en línea (Pago mediante enlace)

Nueva función: ventas y descuentos de artículos en un solo informe

El nuevo Informe de artículos muestra cada línea de factura en un solo lugar: qué se vendió, en qué factura, a qué cliente y paciente, qué veterinario lo hizo, y con qué precio y descuento. Sustituye a los tres informes separados de Ventas de elemento, Descuentos y Facturas con descuento.

¿Qué ha cambiado?

Antes, las ventas y los descuentos de artículos estaban repartidos en tres informes, cada uno con sus propios filtros y exportaciones. Para tener una visión completa, tenías que ejecutarlos uno por uno.

Ahora todo está en un solo lugar. Así es más fácil identificar rápidamente qué servicios generan más ingresos o qué artículos se descuentan con más frecuencia, sin cambiar de informe ni combinar tú mismo las exportaciones.

¿Qué informes sustituye?

El Informe de artículos sustituye a Ventas de elemento, Descuentos y Facturas con descuento.

No sustituye al Informe de facturas, que muestra los totales de cada factura en lugar de cada artículo. El informe sobre la modificación del precio del artículo también se mantiene como un informe independiente.

¿Cómo funciona?

• Una barra en la parte superior muestra los artículos vendidos, los ingresos brutos, los ingresos netos, los descuentos totales, el porcentaje de descuento y el valor medio del artículo del periodo que estás consultando.
• Las vistas guardadas te permiten empezar rápido. Incluyen vistas equivalentes a los tres informes anteriores, además de vistas por veterinario, categoría de artículo y notas de crédito.
• Agrupa los resultados por veterinario, cliente, clínica, tipo de artículo, subgrupo, artículo, tipo de origen del descuento o factura.
• Elige qué columnas mostrar y añade filtros para acotar los resultados.
• Exporta a CSV, Excel o PDF, programa el informe para que se ejecute periódicamente o compártelo con tus compañeros.

¿Qué tengo que hacer?

No tienes que configurar ni activar nada. Iremos implantando el Informe de artículos durante las próximas semanas, y aparecerá en Informes en cada clínica a medida que esté disponible.

📚 Consulta el artículo de ayuda completo: Visión general del informe de artículos

Corrección: se acabaron los cobros duplicados de planes de salud desde integraciones de API

Algunas suscripciones a planes de salud se cobraban dos veces al mes cuando una integración de API registraba pagos en una suscripción que Provet ya estaba facturando. La REST API ahora rechaza los pagos de planes de salud en cualquier suscripción cuyo método de pago no sea Not specified o External payment, y devuelve un error 400. Esta comprobación se está activando manualmente para cada organización afectada.

Ingresar pacientes directamente desde la página de consulta

Ahora se puede ingresar un paciente en un diálogo breve sin salir de la nueva página de consulta. Utilice el botón Marcar como hospitalizado del pie de página, o seleccione Hospitalizado como tipo de consulta. En el diálogo se puede establecer:

• Sala, centro de costes y ubicación del paciente, cuando estén configurados para el departamento
• Estado de RCP, mostrado en el encabezado del diálogo para que el equipo pueda confirmarlo en el ingreso
• Plantilla de tratamiento de Smart Flow, para clínicas que utilizan Smart Flow, de modo que la hoja de seguimiento se abra con la plantilla correcta (por ejemplo, Cirugía o TPLO). Si no se selecciona ninguna, el paciente se envía a la plantilla predeterminada de Smart Flow. Smart Flow requiere el peso del paciente; si falta, se solicitará añadirlo.

Información relevante:

• El modo hospital debe estar activado para el departamento.
• La consulta debe tener un solo paciente y no debe estar finalizada ni ser ya de hospitalización.
• Las consultas de visita a granja, alojamiento y servicios para mascotas no se pueden ingresar.
• Marcar como hospitalizado es irreversible una vez añadida una nota clínica.

📚 Documentación de ayuda: Overview of the new consultation workflow

Configurar el precio correcto con precios condicionales

Se define una regla de precios una vez y Provet la aplica automáticamente al añadir artículos en consultas y ventas de mostrador. Por ejemplo: "si el artículo es X, se utiliza de la forma Y, para la especie Z o en la ubicación L, cambiar el precio o la tarifa de esta manera."

Esta versión añade dos funciones:

• Reglas para tarifas de manipulación e inyección. Excluir estas tarifas o sustituirlas por otro artículo de tarifa según condiciones, como trabajo en granja frente a trabajo con animales pequeños.
• Recargo por envase parcial. Añadir un recargo adicional cuando solo se utiliza parte de una caja o frasco.

Las reglas de recargo se suman al recargo estándar de un artículo. Un recargo estándar del 100 % más una regla del 20 % para una especie determinada da como resultado el 120 % cuando se cumplen las condiciones y el 100 % en caso contrario.

Se puede mantener un único artículo de consulta o procedimiento en lugar de duplicarlo para cada especie, y los cambios de precio se realizan una sola vez. Las reglas también pueden aplicarse a todas las ubicaciones, a clínicas específicas o a grupos de clínicas. Cuando una regla puede modificar el precio final, aparece un aviso en la ventana del artículo de la consulta.

Dónde encontrarlo: Catálogo → Artículos → pestaña Precios condicionales (trasladada desde Configuración).

Antes de empezar: las reglas para tarifas de manipulación e inyección solo funcionan cuando esas tarifas se añaden como líneas independientes en la factura, no incluidas en el precio del medicamento. Si actualmente se utilizan tarifas combinadas, es necesario cambiar primero. Las reglas de recargo funcionan en ambos casos.

📚 Documentación de ayuda: Set up conditional pricing · Migration guide: handling and injection fees

Navegar más rápido con atajos de teclado conocidos

Los atajos de teclado de Provet ahora siguen los patrones conocidos de otras herramientas web, y cada atajo se muestra donde se utiliza: en la barra lateral y en Acciones rápidas.

• / abre Búsqueda
• Ctrl/⌘ + K abre Acciones rápidas
• G y luego D va al Panel, y C y luego C crea un cliente nuevo
• G y luego N abre Notificaciones y G y luego T abre Tareas. En el nuevo diseño se abren como panel lateral, por lo que no se abandona la página en la que se trabaja.

No es necesario cambiar nada. Los atajos con Alt existentes siguen funcionando; solo han dejado de mostrarse en la aplicación. En los atajos de dos teclas, pulse la primera tecla, suéltela y pulse la segunda en aproximadamente un segundo. Los atajos se ignoran mientras se escribe en un campo de texto. En distribuciones de teclado donde escribir / requiere AltGr, utilice Alt + S o Acciones rápidas para buscar.

📚 Documentación de ayuda: Command Menu and Keyboard Shortcuts

Filtrar y previsualizar planes de salud más rápido

La página de resumen del panel de planes de salud ahora funciona en el nuevo frontend, por lo que carga más rápido y resulta más fácil de utilizar con listas de planes extensas.

• Reducir la lista con filtros por estado del cliente y del paciente, especie, método de pago, último artículo utilizado y fecha y motivo de cancelación.
• Ordenar por las columnas principales.
• Previsualizar la actividad de un paciente en una ventana emergente que muestra su última consulta y los artículos recientes del plan, sin salir de la página.
• Identificar clientes que no utilizan su plan con el filtro de fecha "Sin artículos utilizados".

Solo se ha trasladado la página de resumen. La página de Pagos no ha cambiado.

Un cliente llama con un número de microchip y a medias recuerda cómo se escribe su apellido. Ahora la búsqueda encuentra la ficha igualmente, y lo hace más rápido. El nuevo Consultation Report lleva los tiempos de espera, la duración de la consulta y los ingresos a los informes, para que veas en qué se va el día y cuánto genera.

También puedes corregir un pago anticipado registrado por error, anonimizar registros de clientes inactivos de forma masiva e importar pagos con tus propios métodos de pago.

Novedades

Cancela un pago anticipado registrado por error

Para: Recepción y equipos de finanzas

Hasta ahora, un pago anticipado registrado por error solo dejaba una salida: reembolsarlo. Eso dejaba en el historial una transacción que nunca ocurrió, y los saldos de las cuentas de cliente se alejaban de la realidad.

Ahora puedes cancelar un pago anticipado, siempre que no se haya utilizado nada de él. Funciona igual que cancelar un pago, también desde la pantalla de la factura, así que no hay nada nuevo que aprender. La cancelación registra un asiento inverso y se compensa con el original dentro del mismo cierre diario, de modo que tus informes y tu contabilidad siguen cuadrando.

Los pagos anticipados utilizados parcialmente no se ven afectados, y los reembolsos funcionan exactamente igual que antes.

Anonimiza registros de clientes inactivos de forma masiva

Para: Administradores de la clínica

Las reglas de conservación siempre han sido fáciles de definir y difíciles de aplicar. Limpiar registros antiguos de clientes implicaba abrir una solicitud y esperar a que alguien los procesara uno a uno.

Ahora puedes hacerlo tú, en Configuración, dentro de la configuración de RGPD y conservación. Define tus periodos de conservación e inactividad, excluye los tipos de cliente que necesites conservar más tiempo y Provet te muestra exactamente cuántos registros coinciden antes de que ocurra nada. Escribe ANONYMIZE para confirmar y todo el conjunto se anonimiza en una sola ejecución.

Los registros no se eliminan. El historial de consultas y transacciones se mantiene para los informes, sin los datos personales. La anonimización es permanente y no se puede deshacer, así que define los criterios con cuidado y revisa primero el recuento previo.

Mejoras

La búsqueda encuentra la ficha con cualquier dato que te dé el cliente

Para: Todos

La búsqueda ahora funciona sobre un índice de búsqueda dedicado en lugar de consultar directamente tu base de datos, así que los resultados llegan antes y siguen siendo rápidos a medida que crecen tus registros.

También es mucho menos exigente. El orden de las palabras da igual, basta con parte de una palabra y un nombre mal escrito sigue encontrando la ficha correcta. Puedes buscar por los datos que los clientes te dan de verdad: microchip, número de pasaporte o de registro, dirección, código postal, nombre de la cuadra o del establo, código de artículo, etiqueta o categoría.

Los clientes y sus mascotas aparecen ahora juntos en una sola lista, una fila por propietario con sus mascotas debajo, en lugar de dos listas separadas que revisar.

Ayuda: Super Search

Descubre en qué se va el tiempo de consulta y cuánto genera

Para: Responsables de la clínica

Informar sobre las consultas llevaba demasiado tiempo y no mostraba lo que necesitabas ver. El antiguo informe Consultation Count era una lista plana, así que entender la carga de trabajo, detectar cuellos de botella o averiguar qué servicios generan ingresos de verdad obligaba a exportarlo y rehacer el análisis en una hoja de cálculo.

El nuevo Consultation Report hace ese trabajo dentro de Provet. Tienes el volumen de consultas y las consultas por veterinario, el tiempo medio de espera desde la admisión hasta el inicio, la duración media desde el inicio hasta el final y tu mezcla de clientes nuevos frente a recurrentes. Los ingresos van al lado, de forma que el ingreso medio por consulta está ahí, desglosado por veterinario o por tipo de motivo. Agrupa y filtra por departamento, veterinario, tipo de paciente, motivo, estado o tipo de cliente.

Se comporta como los informes que ya usas, con barra de métricas, vistas guardadas, agrupaciones, filtros y acciones de exportar, programar y compartir. Lo encuentras en Informes, dentro de Consultas.

Importa pagos con tus propios métodos de pago

Para: Equipos de finanzas y oficina central

Las importaciones masivas solo podían registrarse como pago bancario o como reclamación de seguro. Cualquier otra cosa, como recuperaciones de una agencia de cobro o saneamientos de deuda incobrable, había que tratarla factura a factura en cada clínica, lo que dificultaba el control centralizado.

Ahora puedes asignar cada línea de una importación a tus propios métodos de pago personalizados. Añade una columna opcional payment_method a tu archivo y cada línea se asocia por nombre. Un administrador decide qué métodos personalizados están disponibles en el importador, así que finanzas solo ve los que importan.

Algunas cosas también son más fáciles. La búsqueda de facturas funciona con el número de factura tal y como se muestra, las líneas sin coincidencia muestran el número de factura de tu archivo y las cabeceras de columna se reconocen sea cual sea el uso de mayúsculas, espacios o guiones bajos.

Un cambio de nombre a tener en cuenta: el Bank Payment Processing Report ahora se llama Bulk Payment Importer. Mismo informe, mismo acceso, mismos permisos.