Le novità di Provet

Le email con link di pagamento per una singola fattura ora includono la fattura in PDF, così i clienti possono vedere cosa stanno pagando prima di pagare. Il nuovo Rapporto Articolo sostituisce tre rapporti separati, così puoi vedere vendite e sconti degli articoli in un unico posto. Abbiamo anche risolto un problema che causava il doppio addebito mensile di alcuni abbonamenti ai piani sanitari. Tutte le modifiche verranno rilasciate gradualmente nelle prossime settimane.

Nuova funzione: le fatture ora sono incluse nelle email con link di pagamento

Quando invii un link Provet Pay a un cliente, l’email ora include la fattura allegata in PDF. In questo modo il tuo cliente può vedere esattamente cosa sta pagando al momento del pagamento.

Cosa è cambiato?

In precedenza, l’email con il link di pagamento includeva solo l’importo totale e un link, e le cliniche dovevano inviare la fattura con un’email separata.

Ora la fattura è allegata in PDF nella stessa email del link di pagamento. Il cliente può vedere l’elenco dettagliato degli addebiti prima di pagare: meno chiamate alla reception per chiedere informazioni sui pagamenti e nessuna seconda email per inviare la fattura.

A quali email si applica?

Questo aggiornamento riguarda le email con link di pagamento per una singola fattura finalizzata, inviate da Provet o da un’integrazione.

Questa modifica non si applica ai link di pagamento massivi, ai link di prepagamento e ai link di pagamento via SMS. Non si applica nemmeno alle fatture Invoice Express (Portogallo).

Come funziona?

• Quando invii l’email dalla finestra di dialogo del link di pagamento o tramite la REST API, la fattura viene allegata automaticamente. La richiesta e la risposta dell’API non sono cambiate.
• La fattura viene contrassegnata come “inviata via email” nel suo registro eventi, così il personale può vedere che è stata inviata.
• L’email automatica con la fattura dopo il pagamento non viene più inviata. I clienti ricevono una sola fattura.
• Se non è possibile generare il PDF, l’email viene comunque inviata con il link di pagamento. La fattura non viene contrassegnata come inviata e la normale email con la fattura verrà inviata dopo il pagamento.

Cosa devo fare?

Non devi configurare né attivare nulla per questa funzione. La rilasceremo gradualmente nelle prossime settimane e si attiverà automaticamente per ogni clinica non appena sarà disponibile.

📚 Consulta l’articolo completo della guida: Pagamenti online (Pay-by-Link)

Nuova funzione: vendite e sconti degli articoli in un unico rapporto

Il nuovo Rapporto Articolo mostra ogni riga di fattura in un unico posto: cosa è stato venduto, in quale fattura, a quale cliente e paziente, da quale veterinario, e a quale prezzo e sconto. Sostituisce i tre rapporti separati Vendite oggetto, Sconti e Fatture scontate.

Cosa è cambiato?

In precedenza, le vendite e gli sconti degli articoli erano suddivisi in tre rapporti, ognuno con i propri filtri ed esportazioni. Per avere il quadro completo, dovevi eseguirli tutti uno alla volta.

Ora tutto è visibile in un unico posto. Così è più facile individuare rapidamente quali servizi generano più ricavi o quali articoli vengono scontati più spesso, senza passare da un rapporto all’altro o combinare manualmente le esportazioni.

Quali rapporti sostituisce?

Il Rapporto Articolo sostituisce Vendite oggetto, Sconti e Fatture scontate.

Non sostituisce il Rapporto Fatture, che mostra i totali per ogni fattura anziché per ogni articolo. Anche il Rapporto sulla variazione del prezzo degli articoli rimane un rapporto separato.

Come funziona?

• Una barra in alto mostra oggetti venduti, ricavi lordi, ricavi netti, sconti totali, percentuale di sconto e valore medio dell’oggetto per il periodo che stai visualizzando.
• Le viste salvate ti aiutano a iniziare subito. Includono viste che corrispondono ai tre vecchi rapporti, oltre a viste per veterinario, categoria di articolo e note di credito.
• Raggruppa i risultati per veterinario, cliente, clinica, tipo oggetto, sottogruppo, articolo, tipo di fonte dello sconto o fattura.
• Scegli quali colonne mostrare e aggiungi filtri per restringere i risultati.
• Esporta in CSV, Excel o PDF, programma il rapporto in modo che venga eseguito regolarmente o condividilo con i colleghi.

Cosa devo fare?

Non devi configurare né attivare nulla. Rilasceremo gradualmente il Rapporto Articolo nelle prossime settimane e comparirà in Rapporti per ogni clinica non appena sarà disponibile.

📚 Consulta l’articolo completo della guida: Panoramica del Rapporto Articolo

Correzione: niente più addebiti duplicati dei piani sanitari dalle integrazioni API

Alcuni abbonamenti ai piani sanitari venivano addebitati due volte al mese quando un’integrazione API registrava pagamenti su un abbonamento già fatturato da Provet. La REST API ora rifiuta i pagamenti dei piani sanitari su qualsiasi abbonamento il cui metodo di pagamento non sia Not specified o External payment, e restituisce un errore 400. Questo controllo viene attivato manualmente per ogni organizzazione interessata.

Ricoverare i pazienti direttamente dalla pagina del consulto

È ora possibile ricoverare un paziente con un breve dialogo senza lasciare la nuova pagina del consulto. Usare il pulsante Segna come ricoverato nel piè di pagina oppure selezionare Ricoverato come tipo di consulto. Nel dialogo è possibile impostare:

• Reparto, centro di costo e posizione del paziente, se configurati per il dipartimento
• Stato RCP, mostrato nell'intestazione del dialogo in modo che il team possa confermarlo al momento del ricovero
• Modello di trattamento Smart Flow, per le cliniche che utilizzano Smart Flow, in modo che la scheda di flusso si apra con il modello corretto (ad esempio Chirurgia o TPLO). Se non ne viene selezionato uno, il paziente viene inviato al modello predefinito di Smart Flow. Smart Flow richiede il peso del paziente; se manca, verrà richiesto di aggiungerlo.

Da sapere:

• La modalità ospedale deve essere attivata per il dipartimento.
• Il consulto deve riguardare un solo paziente e non deve essere finalizzato né già di ricovero.
• I consulti di visita in allevamento, pensione e servizi per animali domestici non possono essere ricoverati.
• Segnare come ricoverato è un'operazione irreversibile dopo l'aggiunta di una nota clinica.

📚 Documentazione di aiuto: Overview of the new consultation workflow

Impostare il prezzo corretto con i prezzi condizionali

Si definisce una regola di prezzo una sola volta e Provet la applica automaticamente quando gli articoli vengono aggiunti nei consulti e nelle vendite al banco. Ad esempio: "se l'articolo è X, utilizzato in modo Y, per la specie Z o nella sede L, modificare il prezzo o la tariffa in questo modo."

Questa release aggiunge due funzioni:

• Regole per le tariffe di gestione e di iniezione. Escludere queste tariffe oppure sostituirle con un diverso articolo tariffa in base a determinate condizioni, ad esempio lavoro in allevamento rispetto a lavoro con animali di piccola taglia.
• Ricarico per confezione parziale. Aggiungere un ricarico supplementare quando viene utilizzata solo una parte di una scatola o di un flacone.

Le regole di ricarico si sommano al ricarico standard di un articolo. Un ricarico standard del 100% più una regola del 20% per una determinata specie produce il 120% quando le condizioni sono soddisfatte e il 100% in caso contrario.

È possibile mantenere un unico articolo di consulto o procedura anziché duplicarlo per ogni specie, e le modifiche di prezzo si effettuano una sola volta. Le regole possono inoltre essere applicate a tutte le sedi, a cliniche specifiche o a gruppi di cliniche. Quando una regola può modificare il prezzo finale, nella finestra dell'articolo del consulto compare un avviso.

Dove trovarla: Catalogo → Articoli → scheda Prezzi condizionali (spostata da Impostazioni).

Prima di iniziare: le regole per le tariffe di gestione e di iniezione funzionano solo quando tali tariffe sono aggiunte come voci separate in fattura, non incluse nel prezzo del farmaco. Se attualmente si utilizzano tariffe combinate, è necessario passare prima alle tariffe separate. Le regole di ricarico funzionano in entrambi i casi.

📚 Documentazione di aiuto: Set up conditional pricing · Migration guide: handling and injection fees

Navigare più velocemente con scorciatoie da tastiera familiari

Le scorciatoie da tastiera di Provet ora seguono gli schemi noti da altri strumenti web e ogni scorciatoia è mostrata dove viene utilizzata, nella barra laterale e in Azioni rapide.

• / apre la Ricerca
• Ctrl/⌘ + K apre le Azioni rapide
• G poi D apre la Dashboard e C poi C crea un nuovo cliente
• G poi N apre le Notifiche e G poi T apre le Attività. Nel nuovo layout si aprono come pannello laterale, quindi si resta nella pagina in cui si sta lavorando.

Non è necessario modificare nulla. Le scorciatoie Alt esistenti continuano a funzionare; semplicemente non sono più mostrate nell'applicazione. Per le scorciatoie a due tasti, premere il primo tasto, rilasciarlo e premere il secondo entro circa un secondo. Le scorciatoie vengono ignorate durante la digitazione in un campo di testo. Sui layout di tastiera in cui digitare / richiede AltGr, usare Alt + S o Azioni rapide per eseguire la ricerca.

📚 Documentazione di aiuto: Command Menu and Keyboard Shortcuts

Filtrare e visualizzare in anteprima i piani di salute più velocemente

La pagina di panoramica della dashboard dei piani di salute ora funziona sul nuovo frontend, quindi si carica più rapidamente ed è più semplice da utilizzare con elenchi di piani estesi.

• Restringere l'elenco con filtri per stato del cliente e del paziente, specie, metodo di pagamento, ultimo articolo utilizzato, data e motivo di annullamento.
• Ordinare in base alle colonne principali.
• Visualizzare in anteprima l'attività di un paziente in un popup che mostra l'ultimo consulto e gli articoli recenti del piano, senza lasciare la pagina.
• Individuare i clienti che non utilizzano il proprio piano con il filtro data "Nessun articolo utilizzato".

È stata spostata solo la pagina di panoramica. La pagina Pagamenti non è stata modificata.

Un cliente chiama con un numero di microchip e un ricordo vago di come si scrive il suo cognome. Ora la ricerca trova comunque la scheda, e lo fa più in fretta. Il nuovo Consultation Report porta nei report i tempi di attesa, la durata della visita e i ricavi, così vedi dove va la giornata e quanto rende.

Puoi anche correggere un pagamento anticipato registrato per errore, anonimizzare in blocco i record dei clienti inattivi e importare i pagamenti con i tuoi metodi di pagamento.

Novità

Annulla un pagamento anticipato registrato per errore

Per: Accettazione e team finance

Fino a oggi un pagamento anticipato registrato per sbaglio lasciava una sola strada: rimborsarlo. Questo metteva a registro una transazione che non è mai avvenuta davvero, e i saldi dei conti cliente si allontanavano dalla realtà.

Ora puoi annullare un pagamento anticipato, purché non ne sia stata utilizzata alcuna parte. Funziona come l'annullamento di un pagamento, anche dalla schermata della fattura, quindi non c'è nulla di nuovo da imparare. L'annullamento registra una scrittura di storno che si compensa con l'originale nello stesso periodo di chiusura giornaliera, così i tuoi report e la contabilità restano quadrati.

I pagamenti anticipati usati in parte non sono interessati, e i rimborsi funzionano esattamente come prima.

Anonimizza in blocco i record dei clienti inattivi

Per: Amministratori della clinica

Le regole di conservazione sono sempre state facili da impostare e difficili da applicare. Ripulire i vecchi record dei clienti significava aprire una richiesta e aspettare che qualcuno li lavorasse uno per uno.

Ora puoi farlo da solo, in Impostazioni, nelle impostazioni GDPR e di conservazione. Imposta i periodi di conservazione e di inattività, escludi i tipi di cliente che devi conservare più a lungo e Provet ti mostra esattamente quanti record corrispondono prima che accada qualcosa. Digita ANONYMIZE per confermare e l'intero gruppo viene anonimizzato in un'unica esecuzione.

I record non vengono eliminati. Lo storico di visite e transazioni resta disponibile per i report, senza i dati personali. L'anonimizzazione è definitiva e non può essere annullata, quindi imposta i criteri con attenzione e controlla prima il conteggio di anteprima.

Miglioramenti

La ricerca trova la scheda con qualsiasi dato ti dia il cliente

Per: Tutti

La ricerca ora si appoggia a un indice di ricerca dedicato invece di interrogare direttamente il tuo database, così i risultati arrivano più in fretta e restano rapidi man mano che i record crescono.

Ed è molto meno pignola. L'ordine delle parole non conta, basta una parte di parola e un nome scritto male trova comunque la scheda giusta. Puoi cercare con i dati che i clienti ti danno davvero: microchip, numero di passaporto o di registrazione, indirizzo, CAP, nome della scuderia o del maneggio, codice articolo, tag o categoria.

Clienti e animali ora compaiono insieme in un unico elenco, una riga per proprietario con i suoi animali sotto, invece di due elenchi separati da controllare.

Guida: Super Search

Scopri dove va il tempo delle visite e quanto rende

Per: Responsabili della clinica

Fare report sulle visite richiedeva troppo tempo e non mostrava quello che ti serviva vedere. Il vecchio report Consultation Count era un elenco piatto, quindi capire il carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia o scoprire quali servizi portano davvero ricavi voleva dire esportarlo e rifare l'analisi in un foglio di calcolo.

Il nuovo Consultation Report fa quel lavoro dentro Provet. Hai il volume delle visite e le visite per veterinario, il tempo medio di attesa dall'accettazione all'inizio, la durata media dall'inizio alla fine e il mix tra clienti nuovi e clienti di ritorno. I ricavi stanno accanto, così il ricavo medio per visita è lì, suddiviso per veterinario o per tipo di motivo. Raggruppa e filtra per reparto, veterinario, tipo di paziente, motivo, stato o tipo di cliente.

Si comporta come i report che usi già, con barra delle metriche, viste salvate, raggruppamenti, filtri e azioni di esportazione, pianificazione e condivisione. Lo trovi in Report, sotto Visite.

Importa i pagamenti con i tuoi metodi di pagamento

Per: Team finance e sede centrale

Le importazioni massive potevano essere registrate solo come pagamento bancario o come sinistro assicurativo. Tutto il resto, come i recuperi tramite società di recupero crediti o le svalutazioni di crediti inesigibili, andava gestito fattura per fattura a livello di clinica, rendendo difficile il controllo centrale.

Ora puoi assegnare ogni riga di un'importazione ai tuoi metodi di pagamento personalizzati. Aggiungi al file una colonna facoltativa payment_method e ogni riga viene abbinata per nome. Un amministratore decide quali metodi personalizzati sono disponibili nell'importatore, così il team finance vede solo quelli che contano.

Anche qualche dettaglio è più semplice. La ricerca delle fatture funziona con il numero di fattura esattamente come viene mostrato, le righe senza corrispondenza mostrano il numero di fattura del tuo file e le intestazioni di colonna vengono riconosciute a prescindere da maiuscole, spazi o trattini bassi.

Un cambio di nome da segnalare: il Bank Payment Processing Report ora si chiama Bulk Payment Importer. Stesso report, stesso accesso, stessi permessi.