Vad är nytt

E-post med betallänk för en enskild faktura innehåller nu fakturan som PDF, så att kunderna kan se vad de betalar för innan de betalar. Den nya Artikelrapporten ersätter tre separata rapporter, så att du kan se artikelförsäljning och rabatter på ett ställe. Vi har också åtgärdat ett problem som gjorde att vissa hälsoplansabonnemang debiterades två gånger i månaden. Alla ändringar rullas ut under de kommande veckorna.

Ny funktion: Fakturan följer nu med i e-post med betallänk

När du skickar en Provet Pay-länk till en kund bifogas fakturan nu som PDF i samma e-postmeddelande. Kunden ser då exakt vad hen betalar för när det är dags att betala.

Vad har ändrats?

Tidigare innehöll e-postmeddelandet med betallänken bara totalbeloppet och en länk, och kliniken fick skicka fakturan i ett separat e-postmeddelande.

Nu bifogas fakturan som PDF i samma meddelande som betallänken. Kunden ser alla poster specificerade innan hen betalar. Det ger färre samtal till receptionen om betalningar, och ni slipper skicka fakturan i ett andra utskick.

Vilka e-postmeddelanden gäller det?

Uppdateringen gäller e-post med betallänk för en enskild fastställd faktura, oavsett om den skickas från Provet eller via en integration.

Ändringen gäller inte massbetallänkar, förskottsbetallänkar eller betallänkar som skickas via sms. Den gäller inte heller fakturor från Invoice Express (Portugal).

Hur fungerar det?

• När du skickar e-postmeddelandet från dialogrutan för betallänk eller via REST API:et bifogas fakturan automatiskt. API-anropet och svaret är oförändrade.
• Fakturan markeras som ”Skickad via e-post” i händelseloggen, så att personalen kan se att den har gått iväg.
• Det automatiska fakturamejlet efter betalning skickas inte längre ut. Kunden får alltså bara fakturan en gång.
• Om PDF:en inte kan skapas skickas e-postmeddelandet ändå med betallänken. Fakturan markeras då inte som skickad, och det vanliga fakturautskicket går ut när betalningen är genomförd.

Vad behöver jag göra?

Ingenting. Du behöver inte ställa in eller aktivera något. Vi rullar ut funktionen under de kommande veckorna, och den aktiveras automatiskt på varje klinik när den blir tillgänglig.

📚 Läs hela hjälpartikeln: Onlinebetalningar (Betala via länk)

Ny funktion: Artikelförsäljning och rabatter i en och samma rapport

Den nya Artikelrapporten visar varje fakturarad på ett ställe: vad som såldes, på vilken faktura, till vilken kund och patient, av vilken veterinär, samt till vilket pris och med vilken rabatt. Den ersätter de tre separata rapporterna Artikelförsäljning, Rabatt och Fakturor med rabatt.

Vad har ändrats?

Tidigare var artikelförsäljning och rabatter uppdelade på tre rapporter, var och en med egna filter och exporter. För att få helhetsbilden var du tvungen att köra dem en i taget.

Nu syns allt på ett ställe. Det gör det lättare att snabbt se vilka tjänster som ger mest intäkter eller vilka artiklar som oftast rabatteras, utan att växla mellan rapporter eller kombinera exporterna manuellt.

Vilka rapporter ersätts?

Artikelrapporten ersätter Artikelförsäljning, Rabatt och Fakturor med rabatt.

Den ersätter inte fakturarapporten, som visar summor per faktura i stället för per artikel. Rapporten över artikelprisändringar finns också kvar som en separat rapport.

Hur fungerar det?

• Ett fält högst upp visar sålda artiklar, bruttointäkt, nettointäkt, total rabatt, rabattprocent och genomsnittligt artikelvärde för den period du tittar på.
• Sparade vyer ger dig en snabb start. Det finns vyer som motsvarar de tre gamla rapporterna, samt vyer per veterinär, artikelkategori och kreditfakturor.
• Gruppera resultaten efter veterinär, kund, klinik, artikeltyp, undergrupp, artikel, rabattens källtyp eller faktura.
• Välj vilka kolumner som ska visas och lägg till filter för att begränsa resultaten.
• Exportera till CSV, Excel eller PDF, schemalägg rapporten så att den körs regelbundet eller dela den med kollegor.

Vad behöver jag göra?

Du behöver inte ställa in eller aktivera något. Vi rullar ut Artikelrapporten under de kommande veckorna, och den visas under Rapporter för varje klinik när den blir tillgänglig.

📚 Läs hela hjälpartikeln: Översikt över artikelrapporten

Åtgärdat: Inga fler dubbeldebiteringar av hälsoplaner från API-integrationer

Vissa abonnemang på hälsoplaner debiterades två gånger i månaden när en API-integration registrerade betalningar på ett abonnemang som Provet redan fakturerade. REST API:et avvisar nu betalningar för hälsoplaner på abonnemang där betalningsmetoden är något annat än Not specified eller External payment, och returnerar då ett 400-fel. Kontrollen aktiveras manuellt för varje berörd organisation.

Skriv in patienter direkt från konsultationssidan

Det går nu att skriva in en patient i en kort dialogruta utan att lämna den nya konsultationssidan. Använd knappen Markera som inneliggande i sidfoten, eller välj Inneliggande som konsultationstyp. I dialogrutan kan följande anges:

• Avdelning, kostnadsställe och patientplats, om de är konfigurerade för enheten
• HLR-status, visas i dialogrutans rubrik så att teamet kan bekräfta den vid inskrivning
• Smart Flow-behandlingsmall, för kliniker som använder Smart Flow, så att flödesschemat öppnas med rätt mall (till exempel Kirurgi eller TPLO). Om ingen mall väljs skickas patienten till Smart Flows standardmall. Smart Flow kräver patientens vikt; om vikt saknas ombeds användaren lägga till den.

Bra att veta:

• Sjukhusläge måste vara aktiverat för enheten.
• Konsultationen måste gälla en patient och får inte vara slutförd eller redan inneliggande.
• Konsultationer för gårdsbesök, pensionat och djurtjänster kan inte skrivas in.
• Att markera som inneliggande kan inte ångras när en klinisk anteckning har lagts till.

📚 Hjälpdokumentation: Overview of the new consultation workflow

Ställ in rätt pris med villkorsstyrd prissättning

En prisregel definieras en gång, och Provet tillämpar den automatiskt när artiklar läggs till i konsultationer och diskförsäljning. Exempelvis: "om artikeln är X, används på sätt Y, för art Z eller på plats L, ändra priset eller avgiften på detta sätt."

Den här releasen lägger till två funktioner:

• Regler för hanterings- och injektionsavgifter. Exkludera dessa avgifter eller ersätt dem med en annan avgiftsartikel utifrån villkor, till exempel lantbruksarbete jämfört med smådjursarbete.
• Påslag för delförpackning. Lägg till ett extra påslag när endast en del av en ask eller flaska används.

Påslagsregler läggs ovanpå en artikels standardpåslag. Ett standardpåslag på 100 % plus en regel på 20 % för en viss art ger 120 % när villkoren uppfylls och 100 % i övriga fall.

Det går att behålla en enda konsultations- eller åtgärdsartikel i stället för att duplicera den för varje art, och prisändringar görs en gång. Reglerna kan också riktas mot alla platser, specifika kliniker eller klinikgrupper. När en regel kan ändra slutpriset visas en varningsbanner i konsultationens artikelfönster.

Var funktionen finns: Artikelregister → Artiklar → fliken Villkorsstyrd prissättning (flyttad från Inställningar).

Före start: regler för hanterings- och injektionsavgifter fungerar endast när avgifterna läggs till som separata rader på fakturan och inte ingår i läkemedelspriset. Om kombinerade avgifter används i dagsläget måste man byta först. Påslagsregler fungerar i båda fallen.

📚 Hjälpdokumentation: Set up conditional pricing · Migration guide: handling and injection fees

Navigera snabbare med välkända kortkommandon

Provets kortkommandon följer nu mönster som är välkända från andra webbverktyg, och varje kortkommando visas där det används, i sidofältet och i Snabbåtgärder.

• / öppnar Sök
• Ctrl/⌘ + K öppnar Snabbåtgärder
• G sedan D går till Dashboard, och C sedan C skapar en ny kund
• G sedan N öppnar Aviseringar och G sedan T öppnar Uppgifter. I den nya layouten öppnas de som en sidopanel, så att man stannar kvar på sidan man arbetar på.

Inga ändringar krävs. Befintliga Alt-kortkommandon fungerar fortfarande, men visas inte längre i appen. För kortkommandon med två tangenter: tryck på den första tangenten, släpp den och tryck sedan på den andra inom ungefär en sekund. Kortkommandon ignoreras när markören står i ett textfält. På tangentbordslayouter där AltGr krävs för att skriva / ska Alt + S eller Snabbåtgärder användas för att söka.

📚 Hjälpdokumentation: Command Menu and Keyboard Shortcuts

Filtrera och förhandsgranska hälsoplaner snabbare

Översiktssidan i hälsoplanernas Dashboard körs nu i den nya frontenden, så att den laddas snabbare och är enklare att arbeta med i långa planlistor.

• Begränsa listan med filter för kund- och patientstatus, art, betalningssätt, senast använd artikel samt datum och orsak för uppsägning.
• Sortera på de viktigaste kolumnerna.
• Förhandsgranska en patients aktivitet i en popup som visar senaste konsultation och senaste planartiklar, utan att lämna sidan.
• Identifiera kunder som inte använder sin plan med datumfiltret "Inga artiklar använda".

Endast översiktssidan har flyttats. Sidan Betalningar är oförändrad.

En kund ringer med ett chipnummer och ett halvt minne av hur efternamnet stavas. Nu hittar sökningen posten ändå, och den går snabbare. Den nya Consultation Report tar in väntetider, konsultationslängd och intäkter i rapporteringen, så att du ser vart dagen tar vägen och vad den ger.

Du kan också rätta en förskottsbetalning som registrerats av misstag, anonymisera inaktiva kundregister i bulk och importera betalningar mot dina egna betalningsmetoder.

Nytt

Annullera en förskottsbetalning som registrerats av misstag

För: Reception och ekonomiteam

En förskottsbetalning som registrerats fel gav dig tidigare ett enda alternativ: att återbetala den. Det lade en transaktion i registret som aldrig egentligen hände, och kundernas kontosaldon gled ifrån verkligheten.

Nu kan du annullera en förskottsbetalning, så länge ingen del av den har använts. Det fungerar precis som att annullera en betalning, även på fakturabilden, så det finns inget nytt att lära sig. Annulleringen bokför en motbokning som kvittas mot originalet i samma dagsavslut, så dina rapporter och din bokföring stämmer fortfarande.

Delvis använda förskottsbetalningar påverkas inte, och återbetalningar fungerar precis som tidigare.

Anonymisera inaktiva kundregister i bulk

För: Klinikadministratörer

Lagringsregler har alltid varit lätta att sätta och svåra att agera på. Att rensa gamla kundregister innebar att lägga en förfrågan och vänta på att någon gick igenom dem en i taget.

Nu kan du göra det själv, i Inställningar under GDPR- och lagringsinställningar. Ange dina lagrings- och inaktivitetsperioder, undanta de kundtyper du behöver spara längre, och Provet visar exakt hur många poster som matchar innan något händer. Skriv ANONYMIZE för att bekräfta, så anonymiseras hela uppsättningen i en körning.

Posterna raderas inte. Konsultations- och transaktionshistoriken finns kvar för rapportering, med personuppgifterna borttagna. Anonymiseringen är permanent och går inte att ångra, så sätt kriterierna medvetet och kontrollera förhandsantalet först.

Förbättringar

Sökningen hittar posten med vilken uppgift kunden än ger dig

För: Alla

Sökningen körs nu mot ett dedikerat sökindex i stället för att fråga din databas direkt, så resultaten kommer snabbare och fortsätter vara snabba när dina register växer.

Den är också betydligt mindre petig. Ordföljden spelar ingen roll, en del av ett ord räcker, och ett felstavat namn hittar ändå rätt post. Du kan söka på de uppgifter kunderna faktiskt ger dig: chipnummer, pass- eller registreringsnummer, gatuadress, postnummer, stall- eller gårdsnamn, artikelkod, tagg eller kategori.

Kunder och deras djur visas nu tillsammans i en lista, en rad per ägare med djuren under, i stället för två separata listor att leta i.

Hjälp: Super Search

Se vart konsultationstiden tar vägen och vad den ger

För: Klinikledning

Att rapportera på konsultationer tog för lång tid och visade inte det du behövde se. Den gamla rapporten Consultation Count var en platt lista, så att förstå arbetsbelastning, hitta flaskhalsar eller räkna ut vilka tjänster som faktiskt drar in pengar krävde att du exporterade den och byggde om analysen i ett kalkylark.

Den nya Consultation Report gör det jobbet inne i Provet. Du får antal konsultationer och konsultationer per veterinär, genomsnittlig väntetid från inskrivning till start, genomsnittlig längd från start till avslut, och din mix av nya kunder mot återkommande. Intäkterna ligger bredvid, så genomsnittlig intäkt per konsultation finns där, uppdelad per veterinär eller per besöksorsak. Gruppera och filtrera på avdelning, veterinär, patienttyp, orsak, status eller kundtyp.

Den fungerar som rapporterna du redan använder, med mätvärdesrad, sparade vyer, gruppering, filter och åtgärder för export, schemaläggning och delning. Du hittar den under Rapporter, i Konsultationer.

Importera betalningar mot dina egna betalningsmetoder

För: Ekonomiteam och huvudkontor

Bulkimporter kunde bara bokföras som bankbetalning eller försäkringsersättning. Allt annat, som inkassoinbetalningar eller avskrivning av osäkra fordringar, fick hanteras faktura för faktura ute på kliniken, vilket gjorde central överblick svår.

Nu kan du styra varje rad i en import mot dina egna anpassade betalningsmetoder. Lägg till en valfri payment_method-kolumn i filen, så matchas varje rad på namn. En administratör bestämmer vilka anpassade metoder som är tillgängliga i importen, så ekonomi ser bara de som är relevanta.

En del blev också enklare. Fakturasökningen fungerar med fakturanumret precis som det visas, rader utan träff visar fakturanumret från din fil, och kolumnrubriker matchas oavsett versaler, mellanslag eller understreck.

Ett namnbyte att notera: Bank Payment Processing Report heter nu Bulk Payment Importer. Samma rapport, samma åtkomst, samma behörigheter.