Mange dyrlægeteammedlemmer kan præsentere en liste over frustrationer over deres veterinær praksis ledelsessoftware. Fra langsomme servere til uintegrerede værktøjer og SOAP-noter, der tager for lang tid at udfylde, kan disse irritationer hindre arbejdsgange. Men at skifte PIMS kan virke overvældende, så de klarer sig med deres nuværende opsætning.
Fra et ledelses perspektiv kræver skifte af PIMS tid, personaleressourcer og penge. Det kan være nemt at retfærdiggøre særhederne ved dit nuværende PIMS, når du fokuserer på investeringen, du allerede har foretaget, og omkostningerne ved at skifte til et nyt system. Især når du står over for udfordringer som en industrirecession, kan en betydelig investering, der kræver træning og reduceret kapacitet, virke som en dårlig idé.
Men omkostningerne ved at drive og vedligeholde et legacy-system, byrden som forældet software lægger på dit team og dine kunder, og de muligheder, du mister, når dit system ikke kan understøtte moderne værktøjer som AI, kan langt overstige omkostningerne ved at foretage et skifte. Her er et nærmere blik på den reelle pris ved at vente med at skifte til et cloud-baseret PIMS.
Software- og hardwareudgifter
Når du vejer beslutningen om at købe ny veterinær praksis ledelsessoftware, skal du overveje, hvad din nuværende opsætning allerede koster:
- Hardware: On-site servere, backup-enheder og netværksudstyr, som du køber, driver og udskifter, kan løbe op. For at få adgang til servere eksternt, kan du også have brug for en VPN og fjernskrivebordssoftware for hver medarbejder.
- IT-support: Eksternt IT-personale skal installere opdateringer, vedligeholde databaser og hjælpe med fejlfinding af veterinær klinuksoftware. Hvis din server går ned, skal du have IT-hjælp til at gendanne den.
- Softwareopdateringer: Sikkerhedsrettelser og softwareopdateringer er muligvis ikke inkluderet med legacy-software, så opgraderinger kan medføre yderligere omkostninger.
Supplerende værktøjer: Hvis din software mangler fuld funktionalitet, skal du muligvis købe yderligere værktøjer til at håndtere opgaver som klientkommunikation, lagerstyring eller online booking.
Skjulte driftsomkostninger
Nogle omkostninger opstår fra ineffektivitet og spilder af medarbejdertid. Ældre veterinær praksis ledelsessoftware kan kræve, at teams opbygger omgåelser for at fuldføre daglige opgaver. Den tid, der er nødvendig for disse ekstra trin, kan løbe op i løbet af dagen og koste dit team tid og penge.
Tidsrøvende opgaver, der kan bremse dit team, inkluderer:
- Manuel dataindtastning: Hvis de værktøjer, du bruger dagligt (f.eks. imaging-station, laboratoriemaskiner, klientkommunikationsværktøjer), ikke er integreret med dit PIMS, skal en teammedlem manuelt overføre data mellem systemer.
- Ekstra klik: Simple opgaver kan tage meget længere tid end nødvendigt i et ældre system. Hvis det at tjekke en patient ud, udfylde en recept eller indtaste medicinske noter kræver mere end et eller to klik, er dit teams tid ikke vel brugt.
Journalføring efter åbningstiderne: Teams, der arbejder med besværlig software, kan blive overbygede, så de måske ikke har tid til journalføring før slutningen af dagen. Det at blive efter lukketid kan i sidste ende påvirke dit teams moral og fastholdelse af personale.
Forsinkelser i klientservice
Veterinær praksis ledelsessoftware påvirker, hvordan klienter oplever din praksis og den indtægt, du genererer fra besøg.
Hvis dit system ikke understøtter digital kommunikation såsom SMS, betalingslinks, online booking og automatiserede email-påmindelser, bruger dine CSR'er sandsynligvis meget af deres tid på manuelt at fuldføre disse opgaver. Overvej, hvor meget tid dine CSR'er bruger i telefonen, når de kunne fokusere på in-clinic klientoplevelsen i stedet.
Ældre veterinær software er også mindre effektiv til at registrere gebyrer og kræver, at individer husker og indtaster hver service, der er udført for hver patient. På travle veterinærklinikker kan gebyrer nemt blive glemt, hvilket påvirker klinikkens bundlinje.
Risiko og modstandskraft
Tænk på din praktiks travleste dage – hvor mange skyldes serverfejl? Når dit veterinær praksis ledelsessystem går ned, stopper alt.
Sikkerhedsrisici er en anden bekymring. Legacy-systemer kræver manuelle opdateringer og kan ikke bevare tilstrækkelige sikkerhedskopier, hvilket gør dem sårbare over for eksterne angreb. Hvis du går glip af den seneste sikkerhedspatch, fordi dit IT-personale måtte aflive mødet, kan du være i risiko for et ransomware-angreb eller databrud.
Mulighedskostnader
At blive ved med legacy praksis ledelsessoftware kan begrænse vækstemuligheder. Branchen har oplevet en eksplosion af nye teknologier designet til at gøre daglig praksisgange lettere og mere effektiv, men du kan kæmpe med at integrere dem i et ældre system. Du kan endda være begrænset til nogle få mærkede integrationer, såsom lab- og imaging-systemer.
Hvis du vedtager nyere, cloud-baseret veterinær praksis ledelsessoftware med en åben API, åbner der sig en verden af muligheder for dig, dit team og dine klienter. Hvis din praksis har et smertenspunkt, såsom lagerstyring, analytics, journalføring, betalinger, planlægning eller klientkommunikation, er en integration sandsynligvis tilgængelig til at hjælpe.
Hvilke muligheder går du glip af ved at holde fast i et ældre system? Hurtigere journalføring, tilfredse medarbejdere, bedre fastholdelse af klienter, forbedret compliance og mere effektive processer er alle mulige med den rigtige teknologi.
Reducering af omkostninger med Provet
At tage tid til at se på, hvordan dit nuværende system påvirker indtægter, tidsstyring og teammorale, kan hjælpe dig med at beslutte, om det at vente med at skifte PIMS kan holde din veterinær praksis tilbage.
For mere hjælp til at forstå, hvad det indebærer at skifte til ny veterinær software, skal du se vores opdaterede Komplet køberguide til veterinær praksis ledelsessoftware. Eller planlæg en demo med vores Provet-team for at lære, hvordan vores enkle, sikre platform og kuraterede integrationer kan hjælpe dig med at realisere fordelene ved at skifte.
