Den virkelige kostnaden ved ikke å bytte veterinær praksisstyringssystem

Mange veterinærteammedlemmer kan liste opp en rekke frustrasjoner om sitt veterinær praksisstyringssystem. Fra trege servere til uintegrerte verktøy og SOAP-notater som tar lang tid å fullføre, kan disse ulempene hindre arbeidsflyten. Men å bytte PIMS kan virke overveldende, så de gjør det beste med systemet de har.

Fra lederperspektiv krever bytte av PIMS tid, personellressurser og penger. Det er lett å rettferdiggjøre særegenhetene ved ditt nåværende PIMS når du fokuserer på investeringen du allerede har gjort og kostnaden ved å bytte til et nytt system. Spesielt når du står overfor utfordringer som en industriresepsjon, kan en betydelig investering som krever opplæring og redusert kapasitet virke som en dårlig idé.

Men kostnadene ved å drive og vedlikeholde et eldre system, belastningen utdatert programvare legger på teamet ditt og klientene dine, og mulighetene du mister når systemet ditt ikke kan støtte moderne verktøy som KI kan langt overstige kostnadene ved å gjøre en bytte. Her er et nærmere blikk på den virkelige kostnaden ved å vente med å bytte til et skybasert PIMS.

Programvare- og maskinvarekostnader

Når du veier beslutningen om å kjøpe ny veterinær praksisstyringssystem, bør du vurdere hva oppsettet ditt allerede koster:

• Maskinvare: Lokale servere, sikkerhetskopieringsutstyr og nettverksutstyr som du kjøper, driver og bytter ut kan øke. For å få tilgang til servere eksternt, kan du også trenge en VPN og fjernskrivebordsverktøy for hver ansatt.
• IT-støtte: Eksternt IT-personell må installere oppdateringer, vedlikeholde databaser og hjelpe til med feilsøking av veterinær klinikkprogramvare. Hvis serveren din krasjer, trenger du IT-hjelp for å gjenopprette den.
• Programvareoppdateringer: Sikkerhetsreparasjoner og programvareoppdateringer kan ikke være inkludert i eldre programvare, så oppgraderinger kan medføre tilleggskostnader.

Tilleggsverktøy: Hvis programvaren din mangler full funksjonalitet, kan du trenge å kjøpe flere verktøy for å håndtere oppgaver som klientkommunikasjon, lagerstyring eller nettbasert booking.

Skjulte driftskostnader

Noen kostnader oppstår fra ineffektivitet og bortkastet ansatttid. Eldre veterinær praksisstyringssystem kan kreve at team bygger omveier for å fullføre daglige oppgaver. Tiden som trengs for disse ekstra trinnene kan øke gjennom dagen og koste teamet ditt tid og penger.

Tidskrevende oppgaver som kan bremse teamet ditt:

• Manuell datainntasting: Hvis verktøyene du bruker daglig (f.eks. bildebehandlingsstasjon, laboratoriemaskiner, klientkommunikasjonsverktøy) ikke er integrert med PIMS-systemet ditt, må en teammedlem manuelt overføre data mellom systemer.
• Ekstra klikk: Enkle oppgaver kan ta langt lengre tid enn nødvendig i et eldre system. Hvis utsjekking av en pasient, fornying av en resept eller inntasting av medisinske notater krever mer enn ett eller to klikk, brukes ikke teamets tid godt.

Journalføring etter arbeidstid: Team som arbeider med tungvint programvare kan bli bremset lett, så de har kanskje ikke tid til journalføring før slutten av dagen. Å bli etter stengetid kan til slutt påvirke moralen og retensjon av teamet ditt.

Nedgang i klienttjeneste

Veterinær praksisstyringssystem påvirker hvordan klienter opplever praksis din og inntekten du genererer fra besøk.

Hvis systemet ditt ikke støtter digital kommunikasjon som tekstmeldinger, betalingslenker, nettbasert booking og automatiserte e-postpåminnelser, bruker CSR-ene dine sannsynligvis mye av tiden sin på å fullføre disse oppgavene manuelt. Vurder hvor mye tid CSR-ene dine bruker i telefon når de kunne fokusert på klientopplevelsen inne på klinikken i stedet.

Eldre veterinær programvare er også mindre effektiv til å registrere gebyrer, og krever at individer husker og legger inn hver tjeneste utført for hver pasient. I travle veterinærpraksiser kan gebyrer lett bli mistet, noe som påvirker klinikkens resultat.

Risiko og motstandskraft

Tenk på praksisens mest hektiske dager – hvor mange skyldes serverfeil? Når veterinær praksisstyringssystemet ditt går ned, stopper alt.

‍Sikkerhetsrisiko er en annen bekymring. Eldre systemer krever manuelle oppdateringer og kan ikke opprettholde tilstrekkelig sikkerhetskopi av data, noe som gjør dem sårbare for eksterne angrep. Hvis du mangler den siste sikkerhetsreparasjonen fordi IT-personen din måtte omplassere, kan du være i fare for ransomware-angrep eller datainnbrudd.

Mulighetskostnader

Å holde fast på eldre praksisstyringssystem kan begrense vekstmuligheter. Industrien har sett en eksplosjon av nye teknologier designet for å gjøre hverdagen i praksis enklere og mer effektiv, men du kan ha vanskelig for å integrere dem i et eldre system. Du kan til og med være begrenset til noen få merkevareintegrering, som laboratorium- og bildebehandlingssystemer.

Vedtak av nyere, skybasert veterinær praksisstyringssystem med åpen API gir uendelige muligheter for deg, teamet ditt og klientene dine. Hvis praksis din har et smertepoint, for eksempel lagerstyring, analyse, journalføring, betalinger, planlegging eller klientkommunikasjon, er en integrasjon sannsynligvis tilgjengelig for å hjelpe.

Hvilke muligheter mister du ved å holde fast på et eldre system? Raskere journalføring, motiverte ansatte, bedre klientretensjon, forbedret samsvar og mer effektive prosesser er alle mulig med riktig teknologi.

Kostnadskutt med Provet

Å bruke tid på å se på hvordan systemet ditt påvirker inntekt, tidsstyring og teamets moral kan hjelpe deg med å bestemme om ventetid med å bytte PIMS kan holde veterinærpraksisen din tilbake.

For mer hjelp til å forstå hva som er involvert når du bytter til ny veterinær programvare, sjekk ut vår oppdatert Komplett kjøpeguide for veterinær praksisstyringssystem. Eller planlegg en demo med Provet-teamet vårt for å lære hvordan vår enkle, sikre platform og kuraterte integrasjoner kan hjelpe deg med å realisere fordelene ved å bytte.

Utgifter til programvare og maskinvare

Når du vurderer beslutningen om å kjøpe ny programvare for veterinærpraksis, bør du vurdere hva ditt nåværende oppsett allerede koster:

• Maskinvare: Servere på stedet, sikkerhetskopieringsenheter og nettverksutstyr som du kjøper, driver og erstatter, kan legges til. For å få tilgang til servere eksternt, kan det hende du også trenger en VPN og ekstern skrivebordsprogramvare for hver ansatt.
• IT-støtte: Utendørs IT-personell må installere oppdateringer, vedlikeholde databaser og hjelpe til med feilsøking av veterinærklinikkprogramvare. Hvis serveren krasjer, trenger du IT-hjelp for å gjenopprette den.
• ProgramvareoppdateringerSikkerhetsrettelser og programvareoppdateringer er kanskje ikke inkludert i eldre programvare, så oppgraderinger kan medføre ekstra kostnader.

Tilleggsverktøy: Hvis programvaren mangler full funksjonalitet, kan det hende du må kjøpe flere verktøy for å håndtere oppgaver som klientkommunikasjon, lagerstyring eller online bestilling.

Skjulte driftskostnader

Noen kostnader oppstår fra ineffektivitet og bortkastet ansattes tid. Eldre programvare for veterinærpraksis kan kreve at team bygger løsninger for å fullføre daglige oppgaver. Tiden som trengs for disse ekstra trinnene kan øke gjennom dagen, og koste teamet ditt tid og penger.

Tidkrevende oppgaver som kan bremse teamet ditt inkluderer:

• Manuell dataregistrering: Hvis verktøyene du bruker daglig (f.eks. bildestasjon, laboratoriemaskiner, klientkommunikasjonsverktøy) ikke integreres med PIMS, må et teammedlem overføre data manuelt mellom systemer.
• Ekstra klikk: Enkle oppgaver kan ta langt lengre tid enn nødvendig i et eldre system. Hvis det å sjekke ut en pasient, fylle på resept eller legge inn medisinske notater krever mer enn ett eller to klikk, blir teamets tid ikke brukt godt.

Kartlegging etter arbeidstid: Lag som jobber med klumpete programvare kan lett sette seg fast, så de har kanskje ikke tid til kartlegging før slutten av dagen. Å holde seg etter stenging kan til slutt påvirke teamets moral og fastholdelse.

Avmatninger i klienttjenesten

Programvare for veterinærpraksis former hvordan klienter opplever praksisen din og inntektene du genererer fra besøk.

Hvis systemet ditt ikke støtter digital kommunikasjon som teksting, betalingslenker, online bestilling og automatiske e-postpåminnelser, CSR-ene dine bruker sannsynligvis mye av tiden sin manuelt på å fullføre disse oppgavene. Vurder hvor mye tid CSR-ene dine bruker på telefonen når de kan være fokusert på klientopplevelse i klinikkene i stedet.

Eldre veterinærprogramvare er også mindre effektiv til å fange opp kostnader, og krever at enkeltpersoner husker og legger inn hver tjeneste som utføres for hver pasient. I travle veterinærpraksiser kan avgifter lett bli savnet, noe som påvirker klinikkens bunnlinje.

Risiko og motstandskraft

Tenk på praksisens mest hektiske dager, hvor mange skyldes serverfeil? Når ditt veterinærpraksisstyringssystem går ned, stopper alt.

‍Sikkerhetsrisiko er en annen bekymring. Eldre systemer krever manuelle oppdateringer og beholder kanskje ikke tilstrekkelig sikkerhetskopidata, noe som gjør dem sårbare for angrep utenfra. Hvis du mangler den siste sikkerhetsoppdateringen fordi IT-personen din måtte planlegge om, kan du være på Risikoen for ransomware-angrep eller datainnbrudd.

Mulighetskostnader

Å holde seg til eldre programvare for praksisadministrasjon kan begrense vekstmulighetene. Bransjen har sett en eksplosjon av nye teknologier designet for å gjøre hverdagen enklere og mer effektiv, men du kan slite med å integrere dem i et eldre system. Du kan til og med være begrenset til noen få merkeintegrasjoner, for eksempel lab- og bildesystemer.

Å ta i bruk nyere, skybasert veterinærpraksisadministrasjonsprogramvare med et åpent API gir en verden av muligheter for deg, teamet ditt og kundene dine. Hvis praksisen din har et smertepunkt, for eksempel lagerstyring, analyse, kartlegging, betalinger, planlegging eller klientkommunikasjon, en integrasjon er sannsynligvis tilgjengelig for å hjelpe.

Hvilke muligheter går du glipp av ved å holde deg til et eldre system? Raskere kartlegging, oppfylte ansatte, bedre kundeoppbevaring, forbedret samsvar og mer effektive prosesser er alt mulig med riktig teknologi.

‍