Muchos miembros del equipo veterinario pueden enumerar una lista de frustraciones sobre su software de gestión veterinaria. Desde servidores lentos hasta herramientas desintegradas y notas SOAP que tardan demasiado en completarse, estos inconvenientes pueden entorpecer los flujos de trabajo. Pero cambiar de PIMS puede parecer abrumador, por lo que se conforman con su configuración actual.
Desde una perspectiva de gestión, cambiar de PIMS requiere tiempo, recursos humanos y dinero. Puede ser fácil justificar las peculiaridades de tu PIMS actual cuando te enfocas en la inversión que ya has realizado y el coste de cambiar a un nuevo sistema. Especialmente cuando se enfrentan desafíos como una recesión en la industria, una inversión significativa que requiere capacitación y una capacidad reducida puede parecer una mala idea.
Pero los costes de ejecutar y mantener un sistema antiguo, el impacto que el software desactualizado tiene en tu equipo y clientes, y las oportunidades que pierdes cuando tu sistema no puede soportar herramientas modernas como la IA pueden superar ampliamente los costes de hacer un cambio. Aquí hay un análisis más detallado de los costes reales de esperar a cambiar a un PIMS basado en la nube.
Gastos de software y hardware
Cuando evalúes la decisión de comprar nuevo software de gestión veterinaria, considera lo que ya cuesta tu configuración actual:
- Hardware: Servidores locales, dispositivos de copia de seguridad y equipos de red que compras, alimentas y reemplazas pueden acumularse. Para acceder a servidores de forma remota, también puede ser necesaria una VPN y software de escritorio remoto para cada empleado.
- Soporte de TI: El personal de TI externo debe instalar actualizaciones, mantener bases de datos y ayudar con la resolución de problemas del software de clínica veterinaria. Si tu servidor falla, necesitarás ayuda de TI para restaurarlo.
- Actualizaciones de software: Las correcciones de seguridad y actualizaciones de software pueden no incluirse con software antiguo, por lo que las actualizaciones pueden incurrir en costes adicionales.
Herramientas adicionales: Si tu software carece de funcionalidad completa, puede ser necesario comprar herramientas adicionales para tareas como comunicación con clientes, gestión de inventario o reservas en línea.
Costes operativos ocultos
Algunos costes surgen de ineficiencias y pérdida de tiempo de los empleados. El software de gestión veterinaria más antiguo puede requerir que los equipos creen soluciones alternativas para completar las tareas diarias. El tiempo necesario para estos pasos adicionales puede acumularse durante el día, costando tiempo y dinero a tu equipo.
Las tareas que consumen tiempo y que pueden ralentizar a tu equipo incluyen:
- Entrada manual de datos: Si las herramientas que usas a diario (por ejemplo, estación de imagen, máquinas de laboratorio, herramientas de comunicación con clientes) no se integran con tu PIMS, un miembro del equipo debe transferir manualmente datos entre sistemas.
- Clics adicionales: Las tareas simples pueden tardar mucho más de lo necesario en un sistema antiguo. Si checkout de un paciente, renovación de una receta o ingreso de notas médicas requiere más de uno o dos clics, el tiempo de tu equipo no se aprovecha bien.
Registros después de horas: Los equipos que trabajan con software engorroso pueden atascarse fácilmente, por lo que pueden no tener tiempo para registros hasta el final del día. Quedarse después del cierre puede afectar finalmente la moral y retención de tu equipo.
Ralentizaciones en el servicio al cliente
El software de gestión veterinaria forma cómo los clientes experimentan tu clínica y los ingresos que generas de las visitas.
Si tu sistema no admite comunicaciones digitales como mensajes de texto, enlaces de pago, reservas en línea y recordatorios de correo electrónico automatizados, tus recepcionistas probablemente pasen gran parte de su tiempo completando manualmente estas tareas. Considera cuánto tiempo tus recepcionistas pasan al teléfono cuando podrían enfocarse en la experiencia del cliente en la clínica.
El software veterinario más antiguo también es menos eficiente para capturar cargos, requiriendo que las personas recuerden e ingresen cada servicio realizado para cada paciente. En clínicas veterinarias ocupadas, los cargos pueden perderse fácilmente, lo que afecta el resultado final de la clínica.
Riesgo y resiliencia
Pensando en los días más agitados de tu clínica, ¿cuántos se deben a fallos de servidor? Cuando tu sistema de gestión veterinaria falla, todo se detiene.
Los riesgos de seguridad son otra preocupación. Los sistemas antiguos requieren actualizaciones manuales y pueden no mantener suficientes datos de copia de seguridad, lo que los hace vulnerables a ataques externos. Si te falta el último parche de seguridad porque tu persona de TI tuvo que reprogramar, puedes estar en riesgo de un ataque de ransomware o filtración de datos.
Costes de oportunidad
Permanecer con software de gestión veterinaria antiguo puede limitar oportunidades de crecimiento. La industria ha visto una explosión de nuevas tecnologías diseñadas para hacer la vida cotidiana en la clínica más fácil y eficiente, pero puede que tengas dificultades para integrarlas en un sistema antiguo. Incluso puedes estar limitado a algunas integraciones de marca, como sistemas de laboratorio e imagen.
Adoptar software de gestión veterinaria basado en la nube más nuevo con una API abierta proporciona un mundo de posibilidades para ti, tu equipo y tus clientes. Si tu clínica tiene un punto débil, como gestión de inventario, análisis, registros, pagos, programación o comunicación con clientes, probablemente haya una integración disponible para ayudarte.
¿Qué oportunidades te estás perdiendo al mantener un sistema antiguo? Registros más rápidos, empleados satisfechos, mejor retención de clientes, cumplimiento mejorado y procesos más eficientes son todos posibles con la tecnología adecuada.
Reducir costes con Provet
Tomarse tiempo para analizar cómo tu sistema actual afecta los ingresos, gestión del tiempo y moral del equipo puede ayudarte a decidir si esperar para cambiar de PIMS puede estar frenando tu clínica veterinaria.
Para obtener más ayuda sobre lo que implica cambiar a nuevo software veterinario, consulta nuestro actualizado Guía completa del comprador de software de gestión veterinaria. O programa una demostración con nuestro equipo de Provet para aprender cómo nuestra plataforma simple y segura y nuestras integraciones seleccionadas pueden ayudarte a realizar los beneficios de cambiar.
