Många veterinärteammedlemmar kan räkna upp en lång lista över frustrationer kring sin veterinärpraxisstyrning. Från långsamma servrar till icke-integrerade verktyg och SOAP-anteckningar som tar för lång tid att fylla i, dessa problem kan hindra arbetsflödet. Men att byta PIMS kan verka överväldigande, så de gör det bästa av sitt nuvarande system.
Från en ledarperspektiv kräver byte av PIMS tid, personalresurser och pengar. Det kan vara lätt att rättfärdiga bristen på sitt nuvarande PIMS när du fokuserar på investeringen du redan gjort och kostnaden för att byta till ett nytt system. Särskilt när du står inför utmaningar som en branschrecession kan en stor investering som kräver utbildning och minskad kapacitet verka som en dålig idé.
Men kostnaderna för att driva och underhålla ett äldre system, den påfrestning som föråldrad programvara lägger på ditt team och dina klienter, och de möjligheter du förlorar när ditt system inte kan stödja moderna verktyg som AI kan långt överväga kostnaderna för ett byte. Här är en närmare titt på de verkliga kostnaderna för att vänta på att byta till ett molnbaserat PIMS.
Mjukvaru- och hårdvarukostnader
När du väger beslutet att köpa ny veterinärpraxisstyrning, överväg vad din nuvarande konfiguration redan kostar:
- Hårdvara: Lokala servrar, säkerhetskopieringsenheter och nätverksutrustning som du köper, driver och ersätter kan ge betydande utgifter. För att få fjärråtkomst till servrar kan du också behöva en VPN och fjärrskrivbordsprogramvara för varje anställd.
- IT-stöd: Extern IT-personal måste installera uppdateringar, underhålla databaser och hjälpa till med felsökning av veterinärklinikprogramvara. Om servern kraschar behöver du IT-hjälp för att återställa den.
- Programvaruuppdateringar: Säkerhetsfixar och programvaruuppdateringar kanske inte ingår i äldre programvara, så uppgraderingar kan medföra ytterligare kostnader.
Tilläggsverktyg: Om din programvara saknar fullständig funktionalitet kan du behöva köpa ytterligare verktyg för att hantera uppgifter som klientkommunikation, lagerhantering eller onlinebokning.
Dolda driftskostnader
Vissa kostnader uppstår från ineffektivitet och slösad tid för anställda. Äldre veterinärpraxisstyrning kan kräva att team skapar omvägar för att slutföra dagliga uppgifter. Den tid som behövs för dessa extra steg kan samlas under dagen och kosta ditt team tid och pengar.
Tidskrävande uppgifter som kan bromsa ditt team omfattar:
- Manuell datainmatning: Om de verktyg du använder dagligen (t.ex. avbildningsstation, laboratoriemaskiner, klientkommunikationsverktyg) inte är integrerade med din PIMS måste en teammedlem manuellt överföra data mellan systemen.
- Extra klick: Enkla uppgifter kan ta mycket längre tid än nödvändigt i ett äldre system. Om utcheckning av en patient, omladdning av ett recept eller inmatning av medicinska anteckningar kräver mer än ett eller två klick används ditt teams tid inte väl.
Dokumentering efter arbetstid: Team som arbetar med klumpig programvara kan fastna lätt, så de kanske inte hinner med dokumentering förrän slutet av dagen. Att stanna efter stängning kan i slutändan påverka ditt teams moral och retention.
Fördröjningar i klienttjänsten
Veterinärpraxisstyrning påverkar hur klienter upplever din praxis och de intäkter du genererar från besök.
Om ditt system inte stöder digital kommunikation som textmeddelanden, betalningslänkar, onlinebokning och automatiserade e-postepåminnelser, spenderar dina CSR:er förmodligen mycket av sin tid på att manuellt utföra dessa uppgifter. Överväg hur mycket tid dina CSR:er spenderar i telefon när de istället kunde fokusera på upplevelsen på kliniken.
Äldre veterinärprogramvara är också mindre effektiv vid registrering av avgifter och kräver att individer kommer ihåg och matar in varje tjänst som utförts för varje patient. I upptagna veterinärpraxiser kan avgifter lätt glömmas bort, vilket påverkar klinikens slutresultat.
Risk och motståndskraft
Tänk på din praxis mest stressiga dagar – hur många beror på serverfel? När din veterinärpraxisstyrning slutar fungera stannar allt.
Säkerhetsproblem är en annan omdiskuterad fråga. Äldre system kräver manuella uppdateringar och kan inte behålla tillräckligt med säkerhetskopieringsdata, vilket gör dem sårbara för attacker. Om du saknar den senaste säkerhetsprogramfixen för att din IT-person var tvungen att omtida ett möte kan du löpa risk för en ransomware-attack eller dataintrång.
Möjlighetskostnader
Att hålla fast vid äldre praxisstyrning kan begränsa tillväxtmöjligheter. Branschen har sett en explosion av nya teknologier utformade för att göra dagligt praxisliv lättare och mer effektivt, men du kan ha svårt att integrera dem i ett äldre system. Du kan till och med vara begränsad till några märkesintegrationer, såsom lab- och avbildningssystem.
Att anta nyare, molnbaserad veterinärpraxisstyrning med ett öppet API erbjuder en värld av möjligheter för dig, ditt team och dina klienter. Om din praxis har ett problem, såsom lagerhantering, analitik, dokumentering, betalningar, schemaläggning eller klientkommunikation, är en integrering sannolikt tillgänglig för att hjälpa.
Vilka möjligheter missar du genom att hålla fast vid ett äldre system? Snabbare dokumentering, nöjda anställda, bättre klientretention, förbättrad efterlevnad och mer effektiva processer är alla möjliga med rätt teknik.
Minska kostnader med Provet
Att ta dig tid att se hur ditt nuvarande system påverkar intäkter, tidshantering och teamtillfredsställelse kan hjälpa dig att besluta om att vänta med att byta PIMS kanske håller din veterinärpraxis tillbaka.
För mer hjälp med att förstå vad det innebär att byta till ny veterinärprogramvara, kolla in vår uppdaterade Komplett köpguide för veterinärpraxisstyrning. Eller boka en demo med vårt Provet-team för att lära dig hur vår enkla, säkra plattform och utvalda integrationer kan hjälpa dig realisera fördelarna med ett byte.
