Monet eläinlääkärin tiimin jäsenet pystyvät luettelemaan turhautumisen lähteensä nykyisessä hallintojärjestelmässä. Hitaista palvelimista integroitumattomiin työkaluihin ja liian pitkiä SOAP-muistiinpanoja myöten, nämä häiriötekijät voivat hankaloittaa työnkulkua. Mutta PIMS-vaihdos saattaa tuntua ylivoimaiselta, joten tiimi sopeutuu nykyjärjestelmään.
Johtajien näkökulmasta PIMS-vaihdos vaatii aikaa, henkilöresursseja ja rahaa. On helppo perustella nykyisen PIMS:in puutteita keskittymällä jo tehtyihin investointeihin ja vaihtamisen kustannuksiin. Etenkin alan taantumaa vastattaessa merkittävä investointi, joka vaatii koulutusta ja kapasiteetin vähenemistä, voi näyttää huonolta ajatukselta.
Mutta vanhan järjestelmän ylläpitokustannukset, vanhentuneesta ohjelmistosta aiheutuva rasitus tiimille ja asiakkaille sekä mahdollisuudet, joita menetät kun järjestelmä ei tue nykyaikaisia työkaluja kuten tekoälyä, voivat selvästi ylittää vaihtamisen kustannukset. Tässä on tarkempi katsaus odottamisen todellisiin kustannuksiin siirtymiselle pilvipalvelun PIMS:iin.
Ohjelmisto- ja laitteistokustannukset
Kun punnitset uuden eläinlääkärin hallintojärjestelmän ostopäätöstä, ota huomioon nykyisen järjestelmän aiheuttamat kustannukset:
- Laitteisto: Paikalliset palvelimet, varmuuskopiointilaitteet ja verkkolaitteet, joita ostat, käytät ja vaihdat, voivat maksaa paljon. Etäkäyttöä varten saatat tarvita VPN:n ja etätyöpöytä-ohjelmiston jokaiselle työntekijälle.
- IT-tuki: Ulkopuolinen IT-henkilöstö asentaa päivityksiä, ylläpitää tietokantoja ja auttaa eläinlääkäriklinikan ohjelmiston vianetsinnässä. Jos palvelimesi kaatuu, tarvitset IT-apua sen palauttamiseen.
- Ohjelmistopäivitykset: Turvakorjaukset ja ohjelmistopäivitykset eivät välttämättä sisälly vanhoihin ohjelmistoihin, joten päivitykset voivat aiheuttaa lisäkustannuksia.
Lisätyökalut: Jos ohjelmistostasi puuttuu täysi toiminnallisuus, saatat joutua ostamaan lisätyökaluja asiakasviestintään, varastonhallintaan tai online-varauksiin.
Piiloitetut käyttökustannukset
Jotkut kustannukset johtuvat tehottomuudesta ja hukkaan menneet työaikaa. Vanhat eläinlääkärin hallintojärjestelmät saattavat vaatia tiimejä luomaan kiertokeinoja päivittäisten tehtävien suorittamiseen. Näiden ylimääräisten vaiheiden aika voi kasautua päivän mittaan, maksamalla tiimille aikaa ja rahaa.
Tehtävät, jotka voivat hidastaa tiimiin, ovat:
- Manuaalinen tietojen syöttö: Jos päivittäin käytettävät työkalut (esim. kuvantamisasema, laboratoriolaitteet, asiakasviestintätyökalut) eivät integroidu PIMS:iin, tiimin jäsen joutuu siirtämään tietoja manuaalisesti järjestelmien välillä.
- Ylimääräiset klikkaukset: Yksinkertaiset tehtävät voivat viedä huomattavasti enemmän aikaa vanhassa järjestelmässä. Jos potilaan uloskirjaus, reseptin täyttäminen tai lääketieteellisten muistiinpanojen syöttäminen vaatii enemmän kuin yhden tai kahden klikkauksen, tiimin aikaa ei käytetä hyvin.
Ilta-aikainen kirjaaminen: Tiimit, jotka työskentelevät kömpelön ohjelmiston kanssa, voivat juuttua helposti, joten heillä ei ole aikaa kirjaamiselle ennen päivän loppua. Sulkemisen jälkeen töissä oleminen voi viime kädessä vaikuttaa tiimisi moraaliin ja vaihtuvuuteen.
Asiakaspalvelun hidastukset
Eläinlääkärin hallintojärjestelmä muokkaa sitä, kuinka asiakkaat kokevat vastaanottosi ja mitä tuloja saat käynneistä.
Jos järjestelmä ei tue digitaalisia viestintömuotoja kuten tekstiviestit, maksulinkkit, online-varaukset ja automaattisia sähköpostismarteja, asiakaspalvelun edustajat todennäköisesti viettävät paljon aikaansa näiden tehtävien manuaaliseen suorittamiseen. Harkitse, kuinka paljon aikaa asiakaspalvelun edustajat viettävät puhelimessa, kun he voisivat keskittyä kliniikan sisäiseen asiakaskokemukseen.
Vanhat eläinlääkärin järjestelmät ovat myös tehottomat veloitusten kirjaamisessa, mikä edellyttää, että joku muistaa ja syöttää jokaisen potilaille suoritetun palvelun. Kiireisessä eläinlääkärivastaanottossa kulut voivat helposti jäädä huomioimatta, mikä vaikuttaa klinikan tulokseen.
Riski ja joustavuus
Ajatellen vastaanottosi vilkkainta päivää, kuinka moni johtuu palvelimen häiriöistä? Kun eläinlääkärin hallintojärjestelmä hajoaa, kaikki pysähtyy.
Tietoturvariskit ovat toinen huolenaihe. Vanhat järjestelmät vaativat manuaalisia päivityksiä eivätkä välttämättä säilytä riittäviä varmuuskopiotietoja, mikä tekee niistä haavoittuvia ulkoisille hyökkäyksille. Jos sinulta puuttuu viimeisin tietoturvakorjaus, koska IT-henkilösi joutui lykätä asennusta, olet vaarassa joutua kiristyshaittaohjelmahyökkäyksen tai tietomurron uhriksi.
Vaihtoehtoiset kustannukset
Vanhojen hallintojärjestelmien käyttäminen voi rajoittaa kasvun mahdollisuuksia. Alalla on tapahtunut uusien teknologioiden räjähdysmäinen kasvu, jotka on suunniteltu tekemään päivittäistä työtä helpommaksi ja tehokkaammaksi, mutta sinulla voi olla vaikeuksia integroida ne vanhempaan järjestelmään. Saatat jopa olla rajoitettu muutamiin merkkikohtaisiin integrointihin, kuten laboratorio- ja kuvantamisjärjestelmiin.
Uudempaa, pilvipalveluun perustuvaa eläinlääkärin hallintojärjestelmää, jolla on avoin API, ottamalla käyttöön avautuu loputtomat mahdollisuudet sinulle, tiimillesi ja asiakkaillesi. Jos vastaanottollasi on kipupiste, kuten varastonhallinta, analytiikka, kirjaaminen, maksut, ajoitus tai asiakasviestintä, on olemassa todennäköisesti integraatio, joka voi auttaa.
Mitkä mahdollisuudet jäät pois vanhan järjestelmän kanssa? Nopeampi kirjaaminen, onnellisemmat työntekijät, parempi asiakkaiden säilyttäminen, parantunut vaatimustenmukaisuus ja tehokkaammat prosessit ovat kaikki mahdollisia oikealla tekniikalla.
Kustannuksien leikkaus Provetin kanssa
Aikaa käyttämällä miettimään sitä, kuinka nykyinen järjestelmä vaikuttaa tuloihin, ajanvaraukseen ja tiimin moraaliin, voit päättää, estääkö PIMS-vaihdoksen odottaminen eläinlääkärivastaanottosi kehitystä.
Saadaksesi lisää apua ymmärtämään, mitä uuden eläinlääkärin ohjelmiston vaihtaminen sisältää, katso päivitettyä Täydellinen ostajan opasta eläinlääkärin hallintojärjestelmiin. Tai varaa esittely Provetin tiimin kanssa saadaksesi tietää, kuinka yksinkertainen, suojattu alusta ja seulotut integroinit voivat auttaa sinua saavuttamaan vaihtamisen hyödyt.
