Molti membri del team veterinario possono elencare una lunga lista di frustrazioni riguardanti il loro software di gestione della clinica veterinaria. Dai server lenti agli strumenti non integrati e alle note SOAP che richiedono troppo tempo per essere completate, questi inconvenienti possono ostacolare i flussi di lavoro. Ma il cambio PIMS può sembrare travolgente, quindi si adattano al loro setup attuale.
Da una prospettiva di leadership, il cambio PIMS richiede tempo, risorse umane e denaro. Può essere facile giustificare i difetti del tuo PIMS attuale quando ti concentri sull'investimento che hai già fatto e sul costo del passaggio a un nuovo sistema. Soprattutto quando affronti sfide come una recessione del settore, un investimento significativo che richiede formazione e ridotta capacità può sembrare una cattiva idea.
Ma i costi di gestione e manutenzione di un sistema legacy, l'impatto che il software obsoleto ha sul tuo team e sui clienti, e le opportunità che perdi quando il tuo sistema non supporta strumenti moderni come l'AI possono superare di gran lunga i costi di un cambio. Ecco uno sguardo più approfondito ai veri costi di aspettare il passaggio a un PIMS basato su cloud.
Spese di software e hardware
Quando valuti la decisione di acquistare un nuovo software di gestione della clinica veterinaria, considera cosa costa già il tuo setup attuale:
- Hardware: Server in loco, dispositivi di backup e apparecchiature di rete che acquisti, alimenti e sostituisci si sommano. Per accedere ai server da remoto, potresti anche avere bisogno di una VPN e software di accesso remoto per ogni dipendente.
- Supporto IT: Il personale IT esterno deve installare gli aggiornamenti, mantenere i database e aiutare nella risoluzione dei problemi del software della clinica veterinaria. Se il tuo server si guasta, avrai bisogno di aiuto IT per ripristinarlo.
- Aggiornamenti del software: Le correzioni di sicurezza e gli aggiornamenti del software potrebbero non essere inclusi nel software legacy, quindi gli upgrade potrebbero comportare costi aggiuntivi.
Strumenti aggiuntivi: Se il tuo software manca di funzionalità complete, potresti avere bisogno di acquistare strumenti aggiuntivi per gestire attività come la comunicazione con i clienti, la gestione dell'inventario o la prenotazione online.
Costi operativi nascosti
Alcuni costi derivano da inefficienze e tempo impiegato dai dipendenti. Il software di gestione della clinica veterinaria più vecchio potrebbe richiedere ai team di creare workaround per completare le attività quotidiane. Il tempo necessario per questi passaggi extra si accumula durante la giornata, costando al tuo team tempo e denaro.
Le attività che richiedono molto tempo e che possono rallentare il tuo team includono:
- Inserimento manuale dei dati: Se gli strumenti che utilizzi quotidianamente (ad es. stazione di imaging, macchine di laboratorio, strumenti di comunicazione con i clienti) non sono integrati con il tuo PIMS, un membro del team deve trasferire manualmente i dati tra i sistemi.
- Clic aggiuntivi: Le attività semplici possono richiedere molto più tempo del necessario in un sistema più vecchio. Se il checkout di un paziente, il rifornimento di una ricetta o l'inserimento di note mediche richiede più di uno o due clic, il tempo del tuo team non è ben speso.
Cartelle cliniche dopo l'orario: I team che lavorano con software ingombrante possono rallentare facilmente, quindi potrebbe non avere tempo per le cartelle cliniche fino alla fine della giornata. Rimanere dopo la chiusura può infine influire sul morale del tuo team e sulla sua retention.
Rallentamenti nel servizio al cliente
Il software di gestione della clinica veterinaria modella il modo in cui i clienti sperimentano la tua pratica e i ricavi che generi dalle visite.
Se il tuo sistema non supporta comunicazioni digitali come SMS, link di pagamento, prenotazioni online e promemoria email automatici, i tuoi CSR probabilmente passano la maggior parte del loro tempo a completare manualmente queste attività. Considera quanto tempo i tuoi CSR trascorrono al telefono quando potrebbero concentrarsi su l'esperienza del cliente in clinica invece.
Il software veterinario più vecchio è anche meno efficiente nell'acquisire i costi, richiedendo ai singoli di ricordare e inserire ogni servizio prestato per ogni paziente. Nelle cliniche veterinarie occupate, i costi possono facilmente essere persi, il che influisce sul margine di profitto della clinica.
Rischio e resilienza
Pensando ai giorni più frenetici della tua pratica, quanti sono dovuti a guasti ai server? Quando il tuo sistema di gestione della clinica veterinaria si arresta, tutto si ferma.
I rischi di sicurezza sono un'altra preoccupazione. I sistemi legacy richiedono aggiornamenti manuali e potrebbero non mantenere backup di dati sufficienti, rendendoli vulnerabili agli attacchi esterni. Se non disponi dell'ultima patch di sicurezza perché il tuo responsabile IT ha dovuto riprogrammare, potresti essere a rischio di un attacco ransomware o una violazione dei dati.
Costi opportunità
Restare con il vecchio software di gestione della pratica può limitare le opportunità di crescita. L'industria ha visto un'esplosione di nuove tecnologie progettate per rendere la vita della pratica quotidiana più facile ed efficiente, ma potrebbe risultare difficile integrarle in un sistema più vecchio. Potresti anche essere limitato a pochi integrazioni marchiate, come sistemi di laboratorio e imaging.
L'adozione di software di gestione della clinica veterinaria più recenti e basati su cloud con un'API aperta offre un mondo di possibilità per te, il tuo team e i tuoi clienti. Se la tua pratica ha un punto critico, come la gestione dell'inventario, l'analisi, le cartelle cliniche, i pagamenti, la programmazione o la comunicazione con i clienti, è probabile che sia disponibile un'integrazione per aiutare.
Quali opportunità stai perdendo restando con un sistema più vecchio? Cartelle cliniche più veloci, dipendenti soddisfatti, migliore retention dei clienti, conformità migliorata e processi più efficienti sono tutti possibili con la giusta tecnologia.
Ridurre i costi con Provet
Prendersi il tempo per valutare come il tuo sistema attuale influisce su i ricavi, la gestione del tempo e il morale del team può aiutarti a decidere se aspettare il cambio PIMS potrebbe ostacolare la tua clinica veterinaria.
Per ulteriore aiuto per capire cosa comporta il passaggio a un nuovo software veterinario, consulta il nostro Guida completa per l'acquisto di software di gestione della clinica veterinaria aggiornato. Oppure, prenota una demo con il nostro team di Provet per scoprire come la nostra piattaforma semplice e sicura e le integrazioni curate possono aiutarti a realizzare i vantaggi del cambio.
