La IA como herramienta de ahorro de tiempo es una buena idea, pero las afirmaciones vagas sobre lo que puede hacer no significan mucho en una clínica veterinaria real. Una forma más útil de pensar en el ahorro de tiempo y la IA en software de gestión de clínicas veterinarias es preguntarse: ¿Qué harías con una hora más cada día?
Aquí te mostramos lo que puedes lograr usando software moderno de gestión de clínicas veterinarias con herramientas prácticas de IA, incluyendo dónde invierte realmente tu equipo el tiempo durante el día, y cómo algunos segundos o minutos de ahorro de tiempo en la clínica veterinaria pueden sumar una hora o más cada día.
¿Dónde va el tiempo?
¿Cuánto tiempo dedican los miembros del equipo veterinario a varias tareas cada día? Aquí hay un desglose de nuestra investigación:
- Veterinarios y técnicos: Los miembros del equipo clínico dedican aproximadamente dos minutos a revisar historiales de pacientes y cuatro minutos a escribir notas por consulta. Cada información que deben buscar manualmente en el expediente añade otros 90 segundos.
- CSRs: El equipo de recepción maneja más de 100 interacciones diarias con clientes, incluyendo reservas, consultas, admisión y pagos, durando cada una al menos un minuto.
- Gerentes de clínica: Los líderes pueden perder de 60 a 70 minutos cada día en tareas administrativas de bajo valor, como limpiar reportes, resolver problemas de inventario y gestionar pagos.
Reducir solo uno o dos minutos de estas tareas puede resultar en ahorros significativos de tiempo en una clínica veterinaria a lo largo del día.
Ahorro de tiempo para el personal médico
El personal clínico solía pasar mucho tiempo documentando notas a mano, luego con teclado y ratón. Ahora, gracias a las tecnologías de transcripción por IA, los equipos pueden dedicar su tiempo a trabajar directamente con mascotas y comunicarse con clientes.
Los veterinarios pueden reducir su tiempo promedio de registros de cuatro minutos a aproximadamente 30 segundos editando y revisando una nota médica generada por IA. Sobre una carga de trabajo de 20 pacientes por día, eso suma 70 minutos de tiempo ahorrado. Los historiales y resúmenes médicos generados por IA reducen el tiempo dedicado a desplazarse por caso de algunos minutos a casi cero, recuperando otros 40 minutos.
Adam Wysocki, fundador del sitio web de comparación de software veterinario VetSoftwareHub.com, asesora a veterinarios y líderes de clínicas sobre la selección de software que aborde sus problemas diarios. Señaló que completar notas SOAP más rápidamente es a menudo un objetivo principal.
"Al hablar sobre IA y transcripción, una de las enormes ventajas es que realmente reduce el trabajo que muchos doctores se llevan a casa", dijo Wysocki. "Escuchar la cita y luego transformarla en una nota SOAP real es un ahorro de tiempo increíble para el doctor".
Andrea Crabtree, BS, CVPM, SPHR, PHRca, FFCP, fundadora de la firma de consultoría de gestión de clínicas FurPaws Consulting, recordó a un cliente que probó un asistente de transcripción después de que otro colega disfrutara de los beneficios. "Lo probó y ahorró dos horas cada día", dijo. "Le pregunté, '¿Qué haces con ese tiempo?' Respondió, 'Realmente estoy llegando a casa a tiempo y cenando con mi esposa e hijos'".
Algunos veterinarios se preocupan de que añadir una herramienta de IA y pasar menos tiempo en documentación los presione para ver más pacientes cada día, pero ese no es el objetivo principal del uso de IA para ahorrar tiempo en clínicas veterinarias. "Cuando añades IA a tu vida y práctica diaria, es para que puedas pasar más tiempo con tus clientes, pasar más tiempo con tu familia, y escribir mejores registros médicos", dijo Crabtree.
Ahorro de tiempo para CSRs y personal administrativo
Wysocki compartió un escenario que afecta a CSRs y clientes por igual: el cuello de botella de la caja. "Llegas a la CSR, tienes tu tarjeta de crédito lista, tu perro está dando vueltas porque está emocionado, y la CSR dice, 'Solo tenemos que esperar a que completen tus cargos'", dijo. "Los asistentes de IA pueden acortar esa espera para que sea casi instantáneo. Te vas, y la CSR tiene todo lo que necesita para completar tu salida rápidamente".
El trabajo administrativo es un objetivo para la IA futura. "Creo que veremos mucho trabajo interesante en el futuro alrededor de admisión por IA, completar formularios, y validación de datos y transferencia desde formularios digitales al PIMs", dijo Wysocki.
Crabtree es defensora del uso de IA para crear plantillas que faciliten el ahorro de tiempo en clínicas veterinarias. "Si haces algo más de una vez, crea una plantilla para ello", dijo. "Usa IA para construir esa plantilla, ya sea para cirugías, planes de tratamiento o etiquetas de prescripciones. Cuando tu veterinario está en una sala de examen educando a un cliente, grábalo, haz que la IA lo escriba, y luego usa ese contenido para boletines de correo electrónico, publicaciones en redes sociales o folletos para clientes".
Adopción de IA
La industria veterinaria es notoria por resistir el cambio. Sin embargo, Crabtree cree que las clínicas que aceptan el cambio progresivo estarán mejor equipadas para tener éxito. "Cuanto más adoptemos el cambio y nos demos cuenta de que la IA es el futuro, más relevantes seremos para nuestros clientes", dijo.
Pero cómo funciona una herramienta de IA y si acelera o ralentiza los flujos de trabajo existentes es clave para que una clínica decida usarla. Las herramientas integradas requieren menos clics y dejan menos margen para errores, mientras que los complementos pueden requerir pasos adicionales, copiar y pegar, y posibles problemas de seguridad.
"Los veterinarios tienen mala reputación por ser lentos en adoptar tecnología, pero son algunas de las personas más innovadoras que conocerás", dijo Wysocki. "El problema es que los veterinarios son lentos en adoptar tecnología que los ralentiza y les crea trabajo extra. Las soluciones de IA que eliminan pasos en los flujos de trabajo serán un cambio de juego para las clínicas ocupadas".
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