L'IA come strumento di risparmio di tempo è un'idea affascinante, ma le affermazioni vaghe su quello che può fare non significano molto in una clinica veterinaria reale. Un modo più utile di pensare al risparmio di tempo e all'IA nel software di gestione della clinica veterinaria è chiedersi: Cosa farei con un'ora in più ogni giorno?
Ecco uno sguardo a ciò che puoi ottenere usando un moderno software di gestione della clinica veterinaria con strumenti pratici di IA, incluso dove il tempo del tuo team viene effettivamente utilizzato durante il giorno, e come alcuni secondi o minuti di risparmio di tempo in clinica veterinaria possono accumularsi fino a un'ora o più ogni giorno.
Dove va il tempo?
Quanto tempo dedicano i membri del team veterinario a vari compiti ogni giorno? Ecco una ripartizione dalla nostra ricerca:
- Veterinari e tecnici: I membri del team clinico dedicano approssimativamente due minuti alla revisione delle storie cliniche dei pazienti e quattro minuti alla scrittura di note per ogni visita. Ogni informazione che devono cercare manualmente nel fascicolo aggiunge altri 90 secondi.
- CSR: Il team di ricezione gestisce più di 100 interazioni quotidiane con i clienti, incluse la prenotazione di appuntamenti, domande, compilazione dei dati e pagamenti, ognuna delle quali dura almeno un minuto.
- Responsabili della clinica: I leader possono perdere da 60 a 70 minuti ogni giorno in compiti amministrativi a basso valore aggiunto come la pulizia dei rapporti, la risoluzione dei problemi di inventario e la gestione dei pagamenti.
Ridurre anche solo un minuto o due da questi compiti può portare a risparmi di tempo significativi in una clinica veterinaria nel corso di una giornata.
Risparmio di tempo per il personale medico
Il personale clinico soleva dedicare gran parte del suo tempo alla documentazione a mano, e in seguito con tastiera e mouse. Ora, grazie alle tecnologie di trascrizione IA, i team possono dedicare il loro tempo al contatto diretto con gli animali e alla comunicazione con i clienti.
I veterinari possono ridurre il tempo medio di redazione delle note da quattro minuti a circa 30 secondi modificando e rivedendo una nota medica generata dall'IA. Su un carico di lavoro di 20 pazienti al giorno, questo equivale a 70 minuti di tempo risparmiato. Le storie mediche e i riassunti generati dall'IA riducono il tempo dedicato alla ricerca per caso da pochi minuti a quasi zero, aggiungendo altri 40 minuti.
Adam Wysocki, fondatore del sito di confronto software veterinario VetSoftwareHub.com, consiglia ai veterinari e ai leader della clinica di scegliere un software che affronti i loro problemi quotidiani. Ha osservato che completare più velocemente le note SOAP è spesso un obiettivo primario.
"Quando si parla di IA e trascrizione, uno dei grandi vantaggi è che riduce davvero il lavoro da portare a casa che molti dottori hanno," ha detto Wysocki. "Ascoltare la visita e poi trasformarla in una vera nota SOAP è un incredibile risparmio di tempo per il veterinario."
Andrea Crabtree, BS, CVPM, SPHR, PHRca, FFCP, fondatrice della società di consulenza sulla gestione della clinica FurPaws Consulting, ha ricordato un cliente che ha provato un servizio di trascrizione dopo aver visto i benefici di un collega. "Ha provato e ha risparmiato due ore al giorno," ha detto. "Ho chiesto: 'Cosa stai facendo con quel tempo?' Ha risposto: 'In realtà sto tornando a casa in orario e cenando con mia moglie e i miei figli.'"
Alcuni veterinari si preoccupano che aggiungere uno strumento di IA e dedicare meno tempo alla redazione delle note li spingerà a visitare più pazienti ogni giorno, ma questo non è l'obiettivo principale dell'utilizzo dell'IA per il risparmio di tempo in clinica veterinaria. "Quando aggiungi l'IA alla tua vita quotidiana e alla tua pratica, è affinché tu possa dedicare più tempo ai tuoi clienti, più tempo con la tua famiglia, e scrivere cartelle cliniche migliori," ha detto Crabtree.
Risparmio di tempo per CSR e staff amministrativo
Wysocki ha condiviso uno scenario che affligge sia i CSR che i clienti: il collo di bottiglia alla cassa. "Ti avvicini al CSR, hai la carta di credito in mano, il tuo cane gira in tondo perché è eccitato, e il CSR dice: 'Abbiamo solo bisogno di aspettare che inseriscano i tuoi costi'," ha detto. "I transcriptor IA possono accorciare quel tempo affinché sia quasi istantaneo. Esci, e il CSR ha tutto quello di cui ha bisogno per completare il pagamento rapidamente."
Il lavoro amministrativo è un obiettivo per l'IA futura. "Penso che vedremo molto lavoro interessante in futuro intorno all'IA per l'intake, il completamento dei moduli, la convalida dei dati e il trasferimento dai moduli digitali al PIMS," ha detto Wysocki.
Crabtree è una sostenitrice dell'uso dell'IA per costruire modelli che facilitino il risparmio di tempo in clinica veterinaria. "Se fai qualcosa più di una volta, crea un modello per questo," ha detto. "Usa l'IA per costruire quel modello, sia per interventi chirurgici, piani di trattamento o etichette di prescrizione. Quando il tuo veterinario è in una sala di visita educando un cliente, registralo, fai in modo che l'IA lo trascriva, e poi usa quel contenuto per newsletter via email, post sui social media o materiali informativi per i clienti."
Adottare l'IA
L'industria veterinaria è nota per resistere al cambiamento. Tuttavia, Crabtree ritiene che le cliniche che accolgono il cambiamento progressivo saranno meglio attrezzate per avere successo. "Più abbracciamo il cambiamento e realizziamo che l'IA è il futuro, più saremo rilevanti per i nostri clienti," ha detto.
Ma il modo in cui uno strumento di IA funziona e se accelera o rallenta i flussi di lavoro esistenti è fondamentale per la decisione di una clinica di utilizzarlo. Gli strumenti integrati richiedono meno clic e lasciano meno spazio all'errore, mentre i componenti aggiuntivi possono richiedere passaggi extra, copia e incolla, e potenziali problemi di sicurezza.
"I veterinari hanno una brutta reputazione per essere lenti nell'adottare la tecnologia, ma questi sono alcuni dei professionisti più innovativi che incontrerai mai," ha detto Wysocki. "Il problema è che i veterinari sono lenti ad adottare la tecnologia che li rallenta e crea lavoro extra per loro. Le soluzioni di IA che eliminano i passaggi nei flussi di lavoro saranno un cambio di gioco per le cliniche occupate."
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